Abonnemente-Modul · Benutzeranleitung
Abonnemente für Bexio-Kunden anlegen und wiederkehrend abrechnen
Das Abonnemente-Modul verwaltet wiederkehrende Verträge für Deine Bexio-Kunden und rechnet sie automatisch ab: Wartungsverträge, Lizenzen, Supportpauschalen — alles, was in festem Rhythmus dieselbe Rechnung erzeugt.
Es setzt auf dem Bexio-Modul auf: Artikel und Kontakte kommen von dort. Und es spricht bewusst nicht selbst mit Bexio — dazu gleich mehr.
Ein Abonnement anlegen
Die Liste findest Du unter Abonnemente in der Navigation; die Einstellungen des Moduls liegen unter Verwalten → Bexio → Abonnemente.
Ein Vertrag braucht einen Titel, einen Bexio-Kunden, ein Startdatum, einen Rhythmus — monatlich, quartalsweise oder jährlich — und mindestens eine Position.
Eine Position ist ein Artikel aus dem Bexio-Modul mit Menge und Preis. Wichtig dabei: die Position ist eine Momentaufnahme, kein lebender Verweis. Ändert sich der Artikel in Bexio, ändert sich der Vertrag nicht mit. Ein Vertrag, dessen Preise sich hinter Deinem Rücken bewegen, wäre kein Vertrag.
Ausserdem legst Du fest, wer zuständig ist. Das ist die Zuständigkeit, nicht der Erfasser — wer den Vertrag angelegt hat, bleibt daneben in der Historie stehen.
Wie die Perioden gerechnet werden
Zwei Regeln, aus denen alles andere folgt:
- Jeder Periodenbeginn wird aus dem Vertragsbeginn gerechnet, nie aus der Vorperiode. Sonst summiert sich jeder Rundungsfehler am Monatsende auf, und nach zwei Jahren stimmt kein Datum mehr.
- Das Periodenende ist der Beginn der Folgeperiode minus ein Tag und wird nie eigenständig bestimmt. Damit sind die Perioden garantiert lückenlos und ohne Überlappung.
Am Monatsende sieht das so aus. Vertragsbeginn 31.01., monatlich:
| Periode | Zeitraum | Warum |
|---|---|---|
| Erste | 31.01. – 27.02. | Die Folgeperiode beginnt am 28.02., weil es keinen 31. Februar gibt |
| Zweite | 28.02. – 30.03. | Die Folgeperiode beginnt am 31.03., der Ankertag ist zurück |
| Dritte | 31.03. – 29.04. |
Der Ankertag geht also nicht verloren, nur weil ein Monat kürzer ist. Genau das wäre passiert, wenn man von Periode zu Periode weiterrechnet.
Anteilige Verrechnung
Zwei Fälle brauchen eine Teilperiode, und beide werden gleich gerechnet:
Der Nenner ist immer die nominale Länge der Periode, nicht die verkürzte. Ein Jahresabo, das nach 90 Tagen endet, kostet anteilig 90 von 365 Tagen — nicht 90 von 90. Sonst wäre eine Kündigung kostenlos.
Gerechnet wird mit echten Kalendertagen und nicht mit 30/360. Damit ergänzen sich Teilzeiträume genau zur Vollperiode, auch in einem Schaltjahr.
Für einzelne Positionen lässt sich die anteilige Rechnung abschalten und auf «immer voll» stellen — für Leistungen, die Dir der Vorlieferant ebenfalls voll verrechnet.
Der Rechnungstext
Jede Position hat einen mehrzeiligen Rechnungstext, und der ist eine Vorlage: {platzhalter} werden beim Abrechnen durch die Werte der konkreten Periode ersetzt. So steht auf der Rechnung «Wartung 01.01.2027 – 31.03.2027» und nicht jedes Quartal derselbe nichtssagende Satz.
Eine Vorschau zeigt Dir, was daraus wird, bevor Du abrechnest. Und die Reihenfolge der Positionen lässt sich durch Ziehen festlegen — sie ist die Reihenfolge auf der Rechnung.
Die Übersichtsliste
Die Suche greift auf Titel, Bexio-Kunde samt Kundennummer und, falls gesetzt, den FreeScout-Kunden. Dazu ein Filter nach Zustand.
Welche Spalten Du sehen willst, stellst Du im Drei-Punkte-Menü ein; die Wahl wird für Dich gemerkt. Zur Wahl stehen Kunde, Zuständigkeit, Beginn, Rhythmus, nächste Periode, Abrechnungstermin, Vorlauf, Betrag, Positionen und Zustand.
Der Betrag ist der Nettobetrag der nächsten Periode — also die Zahl, die Du wissen willst, wenn Du auf die Liste schaust.
Abrechnen
Hier liegt die wichtigste Entscheidung des Moduls: es schickt nichts selbst nach Bexio. Ein Abrechnungslauf erzeugt eine Abrechnung im Aktivitäten-Modul mit dem Zustand «offen». Nach Bexio geschoben wird sie dort, mit dem bestehenden Knopf Nach Bexio senden.
Damit gibt es genau einen Weg zu Bexio — den des Bexio-Moduls — und genau eine Stelle, an der ein Mensch freigibt. Ein Modul, das unbeaufsichtigt echte Rechnungen an einen Kunden stellt, ist eine schlechte Idee, egal wie gut es rechnet.
Drei Dinge lösen einen Lauf aus:
- Der tägliche Lauf um 06:00 rechnet ab, was fällig ist.
- Der Knopf Jetzt abrechnen am Abonnement rechnet die nächste offene Periode ab, auch vor ihrem Termin.
- Eine Positionsänderung in einer bereits abgerechneten Periode stellt die Korrektur sofort als eigene Abrechnung.
Ein Vertrag, der mehrere Perioden zurückliegt, holt pro Lauf eine Periode auf. Das ist Absicht: sonst entstünde auf einen Schlag ein Schwall Abrechnungen, den niemand mehr prüfen kann.
Wenn ein Lauf scheitert
Ein gescheiterter Lauf meldet sich über eine eigene Glocke in der Navigation, sichtbar nur für Administratorinnen und nur, wenn etwas ansteht.
Benachrichtigt wird nur, was unbeaufsichtigt scheitert:
| Auslöser | Glocke |
|---|---|
| Täglicher Lauf: Periode gescheitert | ja |
| Täglicher Lauf: Korrekturen gescheitert | ja |
| Positionsänderung: Korrektur nicht gestellt | ja — sie bleibt offen und ginge sonst vergessen |
| Knopf «Jetzt abrechnen» | nein — der Fehler steht direkt auf dem Bildschirm |
Solange eine ungelesene Meldung zu derselben Periode ansteht, entsteht keine zweite. Ohne diese Entdopplung würde ein dauerhaft scheiternder Vertrag die Glocke jeden Tag verlängern, und man würde sie bald ignorieren.
War eine Abrechnung erfolgreich, werden die alten Warnungen zu diesem Vertrag weggeräumt.
Gut zu wissen
Gekündigt heisst nicht beendet
Ein gekündigter Vertrag läuft bis zum Ende seiner Laufzeit weiter und wird bis dahin abgerechnet — die letzte Periode gegebenenfalls anteilig. «Gekündigt» ist eine Ankündigung, kein Abschalter.
Das Startdatum ist nach der ersten Abrechnung gesperrt
Danach lässt es sich nicht mehr verschieben. Alle Periodengrenzen leiten sich daraus ab; ein nachträglicher Wechsel würde jede bereits gestellte Rechnung in Frage stellen.
Der Steuersatz kommt vom Artikel
Er wird beim Abrechnen aus dem Artikel des Bexio-Moduls aufgelöst und nicht am Vertrag hinterlegt. So gilt immer der Satz, der zum Abrechnungszeitpunkt richtig ist.
Das Bexio- und das Aktivitäten-Modul werden gebraucht
Artikel und Kontakte kommen aus dem Bexio-Modul, und die erzeugten Abrechnungen leben im Aktivitäten-Modul. Ohne diese beiden kann das Abonnemente-Modul nicht arbeiten.