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Kalender-Modul · Benutzeranleitung

Termine planen, mit dem Team teilen und mit externen Kalendern abgleichen

Das Kalender-Modul macht aus FreeScout auch den Terminkalender Deines Teams. Jede Person hat ihren eigenen Kalender und entscheidet selbst, wer hineinsehen darf. Termine lassen sich mit einem Ticket, einer Aufgabe oder einem Kunden verknüpfen, sodass später nachvollziehbar bleibt, worum es bei einem Termin ging.

Wer seinen Kalender ohnehin schon woanders führt, kann ihn anbinden: entweder als Abonnement in eine Richtung oder als echten Abgleich in beide.

3 Ansichten
Monat, Woche und Tag
Privat
jeder Kalender ist zuerst nur für Dich sichtbar
2 Wege
CalDAV gleicht in beide Richtungen ab
Startseite
eine Kachel mit den nächsten Terminen

Der Kalender in FreeScout

Du findest ihn über den Eintrag Kalender in der oberen Navigation. Dort wechselst Du zwischen Monats-, Wochen- und Tagesansicht.

Wenn Kolleginnen und Kollegen Dir ihren Kalender freigegeben haben, siehst Du alle gleichzeitig — und kannst einzelne davon ausblenden, wenn es zu viel wird.

Die Monatsansicht mit dem eigenen und den freigegebenen Kalendern
Die Monatsansicht mit dem eigenen und den freigegebenen Kalendern

Einen Termin anlegen und verknüpfen

Ein Klick auf einen Tag öffnet die Maske für einen neuen Termin. Neben Titel, Ort, Beschreibung und Zeit kannst Du den Termin mit genau einem dieser Dinge verknüpfen:

Ticket
Du suchst es direkt aus dem Postfach heraus.
Aufgabe oder Projekt
Aus dem Aktivitäten-Modul, sofern Du es benutzt.
Kunde
Ein Bexio-Kunde, falls das Bexio-Modul aktiv ist.
Ohne Verknüpfung
Ein frei stehender Termin, etwa eine interne Besprechung.

Die Verknüpfung ist bewusst einfach gehalten: ein Termin gehört zu einer Sache, nicht zu mehreren. Das hält die Frage «worum ging es hier» eindeutig beantwortbar.

Termine, die sich wiederholen

Ein Termin kann sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen.

Eines solltest Du dabei wissen: Änderungen gelten immer für die ganze Serie. Wenn Du ein einzelnes Vorkommen bearbeitest, weist das Modul Dich darauf hin. Ein einzelnes Vorkommen abweichend zu ändern, ist in dieser Fassung nicht möglich — wenn Du das brauchst, lege den abweichenden Termin bitte separat an.

Einen Kalender freigeben

Jeder Kalender ist zuerst privat. Niemand sieht Deine Termine, solange Du sie nicht freigibst. Die Freigabe erfolgt gezielt für einzelne Personen, nicht für das ganze Team, und Du findest sie bei Deinen persönlichen Kalender-Verbindungen.

Für das Lesen gibt es zwei Stufen:

StufeWas die andere Person sieht
VollständigTitel, Ort und Beschreibung jedes Termins
Nur Frei/Belegtnur, dass die Zeit besetzt ist — keine Details

Zusätzlich kannst Du Schreibzugriff erteilen. Dann darf die berechtigte Person in Deinem Kalender auch Termine anlegen und bearbeiten. Das ist getrennt von der Lesestufe, Du kombinierst also frei.

Externe Kalender anbinden

Das machst Du unter Konto, dann Ihr Profil, dann Kalender-Verbindungen. Zwei Arten stehen zur Wahl, und der Unterschied ist wichtig:

ICS-Abo, nur lesen
Ein öffentlicher ICS-Link, zum Beispiel ein Feiertagskalender, wird regelmässig eingelesen. Die Termine erscheinen bei Dir, aber Änderungen laufen nur in diese eine Richtung.
CalDAV, zwei Wege
Ein echter CalDAV-Kalender, etwa von Google, iCloud oder Nextcloud, wird in beide Richtungen abgeglichen. Was Du hier anlegst, erscheint dort — und umgekehrt.
Die Kalender-Verbindungen im eigenen Profil
Die Kalender-Verbindungen im eigenen Profil

Konflikte werden nicht stillschweigend aufgelöst

Wurde ein Termin seit dem letzten Abgleich sowohl in FreeScout als auch im externen Kalender geändert, überschreibt das Modul keine der beiden Fassungen. Es hält den Konflikt im Protokoll fest, und Du entscheidest anschliessend selbst, welche Fassung gilt.

Das ist Absicht: eine automatisch gewählte Fassung wäre in der Hälfte der Fälle die falsche, und man würde es nicht merken.

Persönliche Einstellungen

Ebenfalls bei den Kalender-Verbindungen stellst Du ein, wie der Kalender für Dich aussehen soll: ob die Woche am Montag oder am Sonntag beginnt, und zu welcher Uhrzeit Dein Tag in der Wochen- und Tagesansicht anfängt und endet.

Diese Einstellungen gelten nur für Dich. Deine Kolleginnen und Kollegen behalten ihre eigenen.

Die Kachel auf der Startseite

Auf der Startseite von FreeScout zeigt die Kachel Nächste Termine, was als Nächstes ansteht — Deine eigenen Termine und die aus freigegebenen Kalendern. Ein Klick darauf führt direkt zum passenden Tag im Kalender.

Die Kachel gehört zum Dashboard-Modul. Hast Du das nicht im Einsatz, funktioniert der Kalender trotzdem vollständig; es fehlt dann nur diese Übersicht auf der Startseite.

Unterwegs

Die Ansichten funktionieren auch auf dem Telefon. Aus der Monatsansicht wird dort eine Agenda, damit die Termine lesbar bleiben statt in Zellen zu schrumpfen.

Monatsansicht und Agenda auf dem Telefon
Monatsansicht und Agenda auf dem Telefon

Gut zu wissen

Beim Abgleich wird nie automatisch zusammengeführt

Konflikte landen im Protokoll und werden nie stillschweigend überschrieben. Das ist der wichtigste Unterschied zu vielen anderen Lösungen — und der Grund, warum Du nach einem Konflikt einmal selbst hinsehen musst.

Eine entfernte Freigabe wirkt erst beim nächsten Neuladen

Nimmst Du eine Freigabe zurück, verschwindet Dein Kalender bei der betroffenen Person nicht sofort, sondern sobald sie die Seite neu lädt. Wenn es dringend ist, sag ihr kurz Bescheid.

Calendar für FreeScout · letsautomate.ch · immer aktuell unter shop.letsautomate.ch/shop/anleitung/calendar

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Good to know

Frequent questions

Everything you should know about our modules, licences, updates and support before you buy.

Why does my purchased FreeScout module show an expiry date?

With your purchase you get the module plus twelve months of support, security updates and new features. The expiry date shown refers to those included services — not to your right to use the module at all.

What happens when my licence expires?

The module you have installed keeps working. Once the licence has expired, though, no new security or feature updates arrive and the included support can no longer be used.

You decide for yourself whether to renew the licence or to keep using the installed module without further updates, at your own responsibility.

Others promise lifetime updates. Why don’t you?

Technologies, security requirements and dependencies keep changing. What works reliably today can be outdated or unsupported tomorrow. Good software therefore needs continuous care, testing and development.

Rather than tie you to a permanent subscription, we leave you the choice: renew your licence, or keep using the installed module without further updates, at your own responsibility.

Do I need your LaStore module?

No, but the LaStore module connects your FreeScout instance with the modules you bought, and it brings several advantages:

  • installation with one click
  • automatic detection of available updates
  • easy updating right inside FreeScout
  • verification of the package signature
  • protection against module packages altered or tampered with unnoticed

Our modules do not use the normal update process, because it is not secure. The LaStore module verifies each of our modules before updating. An attacker therefore cannot deliver forged, dangerous updates. Without this module the verification is up to you, and it is a manual process.

without LaStorewith LaStore, autopilot offwith LaStore, autopilot on
learns about new versionsnoyes, dailyyes, daily
installsby hand from the portalat the press of a buttonovernight, without you
verifiedby you, via shasum -a 256yesyes
Do I really get the complete source code?

Yes. Our modules are provided under the AGPL-3.0 licence. The module as delivered contains the complete source code, which you can inspect and adapt within the terms of that licence.

On how many FreeScout instances may I use the module?

One licence covers one active FreeScout instance. Two free server moves are included on top of that.

If an old server is no longer in use, the system releases its activation automatically after 90 days. An instance that is unreachable or already deleted is therefore not counted against your licence for good.

Can I return a module I bought?

You have a 14-day right of return. It ends as soon as you activate the module — not already when the licence key is delivered to you.

So activate the module only once you have finally decided to use it. For consumers in the EEA, the statutory provisions on the right of withdrawal for digital content apply in addition.

Who issues my invoice?

Payment is handled by Paddle. Paddle acts as Merchant of Record and therefore as the seller. That is why Paddle appears as the issuer of the invoice, and possibly also as the payee on your card or bank statement.

Does a module need other FreeScout modules?

That depends on the product. Some modules work entirely on their own and offer additional features when other modules are present. Others have hard dependencies.

The slot finder, for example, strictly needs the Calendar module, because the available appointments are worked out from the calendars kept there.

Required and optional dependencies are stated on each product page.

What can I do if something doesn’t work?

We test our modules carefully. Even so, a feature may not behave as expected in a particular environment.

Every module comes with a detailed guide. If that does not get you any further, you can open a support ticket. Describe the problem briefly and the steps you have already taken — we are glad to help.

Pay securely, worldwideYour payment is handled securely by Paddle. You can pay from anywhere in the world, comfortably in your own currency — proper invoicing included.
Open, auditable, adaptableThanks to AGPL-3.0 you get the complete source code. You can audit the software, adapt it yourself and keep running it independently.
Two server moves includedYour FreeScout instance is moving? You can transfer your licence to a new server up to twice, free of charge, and keep using the module there.
Install once, stay current by itselfWith our LaStore module for FreeScout you install what you bought with a single click. Available updates are checked and installed automatically.

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