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HR-Modul · Benutzeranleitung

Arbeitsverträge, Urlaub und Absenzen verwalten

Das HR-Modul führt die Anstellungsdaten jedes Teammitglieds — Arbeitsverträge mit Wochenstunden, das jährliche Urlaubskontingent in Stunden und den Antragsprozess für Urlaub und andere Absenzen. Genehmigte Anträge fliessen automatisch in die Zeiterfassung ein und wirken sich direkt auf die Über-/Unterzeit-Berechnung aus.

Std.
Urlaub in Stunden statt Tagen
Auto
Übertrag ins nächste Jahr
2
Anträge: Urlaub & Absenzen
Live
wirkt direkt auf die Zeiterfassung

Arbeitsverträge

Unter Konto → Ihr Profil → HR sieht jede Person ihre eigene Vertragshistorie; Administratoren sehen und bearbeiten die Verträge aller Teammitglieder.

FeldBeschreibung
AnstellungsartVollzeit, Teilzeit oder Freelance
Wochenstundenbestimmt die tägliche Soll-Arbeitszeit (Wochenstunden ÷ 5)
Jährliches Urlaubskontingentin Stunden, nicht in Tagen
Gültig von / bisein offenes Enddatum bedeutet: bis auf Weiteres gültig
Dokumentz. B. der unterschriebene Vertrag als Anhang

Urlaubskontingent & Saldo

Das Kontingent wird beim Vertragsbeginn anteilig berechnet — bei einem Start im August z. B. nur für die verbleibenden Monate des Jahres. Nicht bezogener Urlaub wird automatisch ins nächste Jahr übertragen.

Kein Deckel nach unten
Werden mehr Stunden bewilligt, als aktuell zur Verfügung stehen, wird der Saldo negativ statt blockiert zu werden — die Entscheidung liegt bei der genehmigenden Person.

Urlaub beantragen

1
Zeitraum wählen
Start- und Enddatum im eigenen Profil unter „Urlaub” eintragen.
2
Stunden werden automatisch berechnet
Auf Basis der Wochenstunden im aktiven Vertrag — Wochenenden zählen nicht mit.
3
Antrag einreichen
Der Antrag erscheint mit Status „Offen” in der eigenen Übersicht sowie auf der Freigabeseite der Administratoren.
4
Genehmigen oder ablehnen
Eine Administratorin genehmigt oder lehnt ab — bei Ablehnung optional mit Begründung.

Ein noch offener Antrag kann jederzeit von der antragstellenden Person oder einer Administratorin storniert werden.

Absenzen

Für Abwesenheiten ausserhalb des Urlaubs — z. B. Militär oder Krankheit — gibt es einen eigenen, gleich aufgebauten Antragsprozess mit frei definierbaren Absenzarten.

Feiertage

Administratoren pflegen die offiziellen Feiertage zentral — als festes Datum, jährlich wiederkehrend oder relativ zu Ostern berechnet (z. B. Karfreitag). Feiertage zählen automatisch nicht zur Soll-Arbeitszeit.

Auswirkung auf die Zeiterfassung

Genehmigter Urlaub erscheint in der persönlichen Zeitübersicht wie ein normaler Eintrag und zählt voll zur Soll-Arbeitszeit — ein Urlaubstag erzeugt also weder Über- noch Unterzeit.

Grenzen & Tipps

Stundensatz ändert sich nicht rückwirkend
Ein bereits eingereichter Antrag behält die zum Zeitpunkt der Einreichung berechneten Stunden, auch wenn der Vertrag später angepasst wird.
Nur ein aktiver Vertrag pro Zeitraum
Überschneiden sich zwei Verträge, zählt für die Berechnung derjenige mit dem späteren Startdatum.
HR-Modul für FreeScout · letsautomate.ch

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Good to know

Frequent questions

Everything you should know about our modules, licences, updates and support before you buy.

Why does my purchased FreeScout module show an expiry date?

With your purchase you get the module plus twelve months of support, security updates and new features. The expiry date shown refers to those included services — not to your right to use the module at all.

What happens when my licence expires?

The module you have installed keeps working. Once the licence has expired, though, no new security or feature updates arrive and the included support can no longer be used.

You decide for yourself whether to renew the licence or to keep using the installed module without further updates, at your own responsibility.

Others promise lifetime updates. Why don’t you?

Technologies, security requirements and dependencies keep changing. What works reliably today can be outdated or unsupported tomorrow. Good software therefore needs continuous care, testing and development.

Rather than tie you to a permanent subscription, we leave you the choice: renew your licence, or keep using the installed module without further updates, at your own responsibility.

Do I need your LaStore module?

No, but the LaStore module connects your FreeScout instance with the modules you bought, and it brings several advantages:

  • installation with one click
  • automatic detection of available updates
  • easy updating right inside FreeScout
  • verification of the package signature
  • protection against module packages altered or tampered with unnoticed

Our modules do not use the normal update process, because it is not secure. The LaStore module verifies each of our modules before updating. An attacker therefore cannot deliver forged, dangerous updates. Without this module the verification is up to you, and it is a manual process.

without LaStorewith LaStore, autopilot offwith LaStore, autopilot on
learns about new versionsnoyes, dailyyes, daily
installsby hand from the portalat the press of a buttonovernight, without you
verifiedby you, via shasum -a 256yesyes
Do I really get the complete source code?

Yes. Our modules are provided under the AGPL-3.0 licence. The module as delivered contains the complete source code, which you can inspect and adapt within the terms of that licence.

On how many FreeScout instances may I use the module?

One licence covers one active FreeScout instance. Two free server moves are included on top of that.

If an old server is no longer in use, the system releases its activation automatically after 90 days. An instance that is unreachable or already deleted is therefore not counted against your licence for good.

Can I return a module I bought?

You have a 14-day right of return. It ends as soon as you activate the module — not already when the licence key is delivered to you.

So activate the module only once you have finally decided to use it. For consumers in the EEA, the statutory provisions on the right of withdrawal for digital content apply in addition.

Who issues my invoice?

Payment is handled by Paddle. Paddle acts as Merchant of Record and therefore as the seller. That is why Paddle appears as the issuer of the invoice, and possibly also as the payee on your card or bank statement.

Does a module need other FreeScout modules?

That depends on the product. Some modules work entirely on their own and offer additional features when other modules are present. Others have hard dependencies.

The slot finder, for example, strictly needs the Calendar module, because the available appointments are worked out from the calendars kept there.

Required and optional dependencies are stated on each product page.

What can I do if something doesn’t work?

We test our modules carefully. Even so, a feature may not behave as expected in a particular environment.

Every module comes with a detailed guide. If that does not get you any further, you can open a support ticket. Describe the problem briefly and the steps you have already taken — we are glad to help.

Pay securely, worldwideYour payment is handled securely by Paddle. You can pay from anywhere in the world, comfortably in your own currency — proper invoicing included.
Open, auditable, adaptableThanks to AGPL-3.0 you get the complete source code. You can audit the software, adapt it yourself and keep running it independently.
Two server moves includedYour FreeScout instance is moving? You can transfer your licence to a new server up to twice, free of charge, and keep using the module there.
Install once, stay current by itselfWith our LaStore module for FreeScout you install what you bought with a single click. Available updates are checked and installed automatically.

Play video

Playing establishes a connection to YouTube.

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