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Aktivitäten-Modul · Benutzeranleitung

Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung an einem Ort

Das Aktivitäten-Modul bildet die tägliche Arbeit ab: Projekte mit Budget, Aufgaben mit Zustand und Dringlichkeit, und die persönliche Zeiterfassung gegen Tickets, Aufgaben oder Projekte.

Der Sinn liegt am Ende der Kette: erfasste Zeit lässt sich als Abrechnung weitergeben, ohne sie irgendwo abzuschreiben. Was jemand gearbeitet hat, wird an derselben Stelle erfasst, an der es entstanden ist.

Drei Bereiche
Projekte, Aufgaben und Zeit
Vier Rapporte
Übersicht, Woche, Monat, Jahr
Eigene Kategorien
frei benennbar, mit Farbe
Freigabe
Wochen können bewilligt werden

Projekte

Unter Projekte in der Navigation. Jedes Projekt hat einen Kunden, ein Budget, ein Team und einen Zustand — aktiv, pausiert oder abgeschlossen.

Team
Wer zugewiesen ist, sieht das Projekt danach unter seinem eigenen Filter «Meine».
Positionen und Aufwendungen
Verknüpfte Artikel, getrennt nach Leistungen und Auslagen.
Dateien
Angebote, Pläne oder Protokolle liegen direkt am Projekt.
Aktivitäten
Alle zum Projekt gehörenden Aufgaben auf einen Blick.

Die Trennung von Positionen und Aufwendungen ist keine Formsache: Leistungen sind das, was Du verkaufst, Auslagen das, was Du weiterverrechnest. Auf der Rechnung stehen sie getrennt, und in der Auswertung sollen sie nicht vermischt werden.

Aufgaben

Unter Aufgaben liegt eine dichte Übersicht mit Zustand, Dringlichkeit, Fälligkeit und zuständiger Person. Drei Zustände: offen, in Bearbeitung, erledigt.

Eine Aufgabe lässt sich einem Projekt zuordnen und einer frei benennbaren Kategorie mit eigener Farbe. Kommentare und ein Verlauf halten den Fortschritt direkt an der Aufgabe fest — nicht in einer Mail, die niemand mehr findet.

Zeit erfassen

Zeit erfasst Du gegen ein Ticket, eine Aufgabe oder ein Projekt: mit Start- und Endzeit, als reine Stundenzahl, oder mit einem laufenden Zähler direkt am Ticket.

Zähler am Ticket
Zeit erfassen in der Seitenleiste des Tickets startet ihn; beim Stoppen wird daraus ein Eintrag.
Interne Stunden
Ein einfaches Tagesfeld für nicht verrechenbare Arbeit, ohne Bezug zu einem einzelnen Ticket.
Präsenzzeit
Für Mitarbeitende, die ihre Anwesenheit erfassen statt gegen einzelne Tickets zu buchen.
Rundung
Die Verwaltung kann die Dauer automatisch auf ein Vielfaches von etwa 5 oder 15 Minuten runden lassen.

Der Zähler am Ticket ist der Weg, der im Alltag benutzt wird. Alles andere wird nachgetragen, und Nachgetragenes ist geschätzt.

Übersicht und Rapporte

Die persönliche Wochenübersicht zeigt die erfasste Zeit je Tag, dazu die Soll-Arbeitszeit und die laufende Bilanz an Über- oder Unterzeit.

Wochen-, Monats- und Jahresrapport fassen dieselben Daten in druckbarer Form zusammen — für die Personalabteilung, für den Kunden oder für einen Abschluss.

Zeitfreigabe

Ist die Funktion eingeschaltet, reichst Du eine Woche mit einem Klick zur Freigabe ein. Danach sind die Einträge dieser Woche gesperrt, bis eine vorgesetzte Person sie bewilligt oder zurückweist.

Die Sperre ist der Punkt: eine eingereichte Woche, die sich noch ändern lässt, ist keine eingereichte Woche.

Produkte verknüpfen

An Tickets, Aufgaben und Projekten lassen sich Artikel aus dem Bexio-Modul als Leistungsposition anhängen. Sie erscheinen später direkt als Positionen bei der Abrechnung unter Finanzen — Du musst sie dort nicht ein zweites Mal zusammensuchen.

Gut zu wissen

Abgerechnete Zeit ist fest

Ein Zeiteintrag, der schon in einer Abrechnung steckt, lässt sich nicht mehr ändern. Willst Du ihn korrigieren, muss er zuerst aus der Abrechnung entfernt werden. Das ist Absicht: eine Zahl, die auf einer verschickten Rechnung steht, darf sich nicht rückwirkend bewegen.

Ein Projekt, eine Kundenzuordnung

Alle Aufgaben eines Projekts übernehmen dessen Kunden. Wechselt der Kunde des Projekts, wirkt das nicht rückwirkend auf bereits erfasste Zeit — die bleibt beim damaligen Kunden, was für die Auswertung richtig ist.

Invoicing für FreeScout · letsautomate.ch · immer aktuell unter shop.letsautomate.ch/shop/anleitung/invoicing

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Good to know

Frequent questions

Everything you should know about our modules, licences, updates and support before you buy.

Why does my purchased FreeScout module show an expiry date?

With your purchase you get the module plus twelve months of support, security updates and new features. The expiry date shown refers to those included services — not to your right to use the module at all.

What happens when my licence expires?

The module you have installed keeps working. Once the licence has expired, though, no new security or feature updates arrive and the included support can no longer be used.

You decide for yourself whether to renew the licence or to keep using the installed module without further updates, at your own responsibility.

Others promise lifetime updates. Why don’t you?

Technologies, security requirements and dependencies keep changing. What works reliably today can be outdated or unsupported tomorrow. Good software therefore needs continuous care, testing and development.

Rather than tie you to a permanent subscription, we leave you the choice: renew your licence, or keep using the installed module without further updates, at your own responsibility.

Do I need your LaStore module?

No, but the LaStore module connects your FreeScout instance with the modules you bought, and it brings several advantages:

  • installation with one click
  • automatic detection of available updates
  • easy updating right inside FreeScout
  • verification of the package signature
  • protection against module packages altered or tampered with unnoticed

Our modules do not use the normal update process, because it is not secure. The LaStore module verifies each of our modules before updating. An attacker therefore cannot deliver forged, dangerous updates. Without this module the verification is up to you, and it is a manual process.

without LaStorewith LaStore, autopilot offwith LaStore, autopilot on
learns about new versionsnoyes, dailyyes, daily
installsby hand from the portalat the press of a buttonovernight, without you
verifiedby you, via shasum -a 256yesyes
Do I really get the complete source code?

Yes. Our modules are provided under the AGPL-3.0 licence. The module as delivered contains the complete source code, which you can inspect and adapt within the terms of that licence.

On how many FreeScout instances may I use the module?

One licence covers one active FreeScout instance. Two free server moves are included on top of that.

If an old server is no longer in use, the system releases its activation automatically after 90 days. An instance that is unreachable or already deleted is therefore not counted against your licence for good.

Can I return a module I bought?

You have a 14-day right of return. It ends as soon as you activate the module — not already when the licence key is delivered to you.

So activate the module only once you have finally decided to use it. For consumers in the EEA, the statutory provisions on the right of withdrawal for digital content apply in addition.

Who issues my invoice?

Payment is handled by Paddle. Paddle acts as Merchant of Record and therefore as the seller. That is why Paddle appears as the issuer of the invoice, and possibly also as the payee on your card or bank statement.

Does a module need other FreeScout modules?

That depends on the product. Some modules work entirely on their own and offer additional features when other modules are present. Others have hard dependencies.

The slot finder, for example, strictly needs the Calendar module, because the available appointments are worked out from the calendars kept there.

Required and optional dependencies are stated on each product page.

What can I do if something doesn’t work?

We test our modules carefully. Even so, a feature may not behave as expected in a particular environment.

Every module comes with a detailed guide. If that does not get you any further, you can open a support ticket. Describe the problem briefly and the steps you have already taken — we are glad to help.

Pay securely, worldwideYour payment is handled securely by Paddle. You can pay from anywhere in the world, comfortably in your own currency — proper invoicing included.
Open, auditable, adaptableThanks to AGPL-3.0 you get the complete source code. You can audit the software, adapt it yourself and keep running it independently.
Two server moves includedYour FreeScout instance is moving? You can transfer your licence to a new server up to twice, free of charge, and keep using the module there.
Install once, stay current by itselfWith our LaStore module for FreeScout you install what you bought with a single click. Available updates are checked and installed automatically.

Play video

Playing establishes a connection to YouTube.

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