Signatures-Modul · Benutzeranleitung
Einheitliche E-Mail-Signaturen für das ganze Team
Das Signatures-Modul gibt allen E-Mails aus FreeScout dieselbe Signatur — einmal von der Verwaltung entworfen, für jede Person automatisch mit deren eigenen Angaben gefüllt. Niemand baut sich mehr seine eigene zusammen, und niemand vergisst die Telefonnummer.
Es arbeitet allein und braucht kein anderes Modul.
Die Aufteilung
Zwei Orte, und die Trennung ist der Kern der Sache:
Verwalten → SignaturenIhr Profil → SignaturSo bleibt das Aussehen einheitlich, ohne dass jemand Namen und Nummern zentral pflegen muss.
Eine Vorlage entwerfen
Du kannst mehrere Vorlagen anlegen, aber genau eine ist aktiv — das ist die Signatur des Unternehmens. Die anderen sind Entwürfe, mit denen Du etwas ausprobieren kannst, ohne den laufenden Betrieb anzufassen.
Zu entscheiden ist:
- die Anordnung — acht Aufbauten stehen zur Wahl: Bild links mit Trennlinie, Bild rechts, Bild links mit Unterstreichung, Logo statt Bild, gestapelt und zentriert, einzeilig kompakt, Bild links mit Akzentbalken, Bild in der Ecke mit Logo
- welche Blöcke erscheinen: Firmenadresse, Firmenlogo, Mitarbeiterbild, Firmenprofile, persönliche Profile
- der Stil: Akzentfarbe, Textfarbe, Schrift, Schriftgrösse und ob Links unterstrichen sind
Die Vorschau zeichnet sich bei jeder Änderung neu — Farbe, Anordnung, Schrift. Du musst nicht erst speichern, um zu sehen, was daraus wird.
Was jede Person selbst einträgt
Unter Ihr Profil → Signatur trägt jede Person nur das nach, was die Vorlage nicht schon kennt: eine Mobil- oder Direktnummer und ihre persönlichen Profile. Dazu wahlweise ein eigenes Bild; ohne eines wird das Profilbild aus FreeScout genommen.
Name, E-Mail, Telefon und Funktion kommen aus dem FreeScout-Profil und werden hier bewusst nicht ein zweites Mal geführt. Zwei Orte für dieselbe Telefonnummer heisst, dass eine davon irgendwann die alte ist.
Eine Administratorin kann diese Angaben auch für andere ausfüllen — praktisch bei jemandem, der neu dazukommt.
Wo die Signatur erscheint
An zwei Stellen, und die zweite ist die, an die man nicht denkt:
In die Zwischenablage kopieren und Als .html herunterladen — für Outlook, Apple Mail oder Gmail.Der zweite Weg ist der Grund, warum das Modul auch dann nützlich ist, wenn Dein Team nicht alles über FreeScout schreibt.
Das Werbebanner
Ein einzelnes Bild mit Link, zentral hinterlegt unter Verwalten → Signaturen → Firmendaten & Banner. Ist es eingeschaltet, hängt es unter jeder Signatur.
Der Schalter ist unabhängig davon, welche Vorlage aktiv ist. Eine Kampagne lässt sich also ein- und ausschalten, ohne das Signatur-Layout anzufassen — und umgekehrt.
Der LinkedIn-Hinweis
Ein einzelner Schalter am selben Ort setzt einen «Folgen Sie uns auf LinkedIn»-Hinweis in jede Signatur. Er verweist immer auf die Unternehmensseite aus den Firmenprofilen, nie auf das persönliche Profil einer Mitarbeiterin.
Ist keine Firmen-LinkedIn-Adresse hinterlegt, wird der Hinweis automatisch weggelassen — auch wenn der Schalter an ist. Ein Hinweis, der ins Leere zeigt, wäre schlimmer als keiner.
Symbole austauschen
Für alle acht unterstützten Netzwerke — LinkedIn, Xing, Twitter/X, Facebook, Instagram, YouTube, TikTok und Website — liegen flache Symbole bei. Sie sind selbst gezeichnet und aus keinem Marken-Baukasten übernommen, also ohne Rechtefragen benutzbar.
Jedes einzelne lässt sich unter Verwalten → Signaturen → Firmendaten & Banner → Social Media Icons durch ein eigenes Bild ersetzen. Dafür ist keine Änderung am Modul nötig, das Hochladen genügt.
Gut zu wissen
Frisch installiert ändert es nichts
Solange keine Vorlage aktiv ist, verhält sich FreeScout genau wie vorher: es benutzt weiter die einfache Textsignatur des Postfachs. Du kannst das Modul also einschalten und Dir in Ruhe eine Vorlage bauen, ohne dass in der Zwischenzeit jemand eine halbfertige Signatur verschickt.
Fehlende Angaben lassen keine Lücke
Ist kein Firmenlogo, keine Adresse oder kein Profil hinterlegt, wird der jeweilige Block einfach weggelassen — nicht als leerer Kasten gezeigt. Jeder Block lässt sich zusätzlich je Vorlage ausschalten.
E-Mail-HTML hat echte Grenzen
Die Signaturen sind mit Tabellen und Inline-Stilen gebaut, und die Symbole sind echte Bilddateien statt SVG. Das sieht altmodisch aus, ist aber der Grund, warum die Signatur auch in Outlook so aussieht wie in der Vorschau. Wer eine neunte Anordnung ergänzen möchte, muss sich an dieselben Regeln halten.