Modulo Abbonamenti · Guida utente

Creare abbonamenti per i clienti Bexio e fatturarli periodicamente

Il modulo Abbonamenti gestisce i contratti ricorrenti per i vostri clienti Bexio e li fattura automaticamente: contratti di manutenzione, licenze, forfait di supporto — tutto ciò che produce la stessa fattura con un ritmo fisso.

Si appoggia al modulo Bexio: articoli e contatti vengono da lì. E volutamente non parla da sé con Bexio — fra poco il perché.

Creare un abbonamento

L’elenco lo trovate sotto Abbonamenti nella navigazione; le impostazioni del modulo si trovano sotto Gestione → Bexio → Abbonamenti.

Un contratto richiede un titolo, un cliente Bexio, una data d’inizio, un ritmo — mensile, trimestrale o annuale — e almeno una voce.

Una voce è un articolo del modulo Bexio con quantità e prezzo. Un punto importante: la voce è un’istantanea, non un rimando vivo. Se l’articolo cambia in Bexio, il contratto non cambia con esso. Un contratto i cui prezzi si muovono alle vostre spalle non sarebbe un contratto.

Stabilite inoltre chi è responsabile. È la responsabilità, non l’autore — chi ha creato il contratto resta accanto, nella cronologia.

Come vengono calcolati i periodi

Due regole, da cui deriva tutto il resto:

• Ogni inizio di periodo viene calcolato dall’inizio del contratto, mai dal periodo precedente. Altrimenti ogni errore di arrotondamento di fine mese si somma, e dopo due anni nessuna data è più giusta.
• La fine del periodo è l’inizio del periodo successivo meno un giorno e non viene mai determinata per sé. Così i periodi sono per costruzione senza lacune e senza sovrapposizioni.

A fine mese si presenta così. Inizio del contratto il 31 gennaio, mensile:

Il giorno d’ancoraggio non va quindi perduto solo perché un mese è più corto. È esattamente ciò che sarebbe accaduto contando di periodo in periodo.

Fatturazione proporzionale

Due casi richiedono un periodo parziale, e si calcolano entrambi allo stesso modo:

Il denominatore è sempre la lunghezza nominale del periodo, non quella accorciata. Un abbonamento annuale che finisce dopo 90 giorni costa in proporzione 90 giorni su 365 — non 90 su 90. Altrimenti disdire sarebbe gratis.

Si calcola con giorni di calendario reali e non con 30/360. Così i periodi parziali si sommano esattamente a un periodo intero, anche in un anno bisestile.

Per singole voci il calcolo proporzionale si può disattivare e impostare su «sempre intero» — per prestazioni che anche il vostro fornitore vi fattura per intero.

Il testo di fattura

Ogni voce ha un testo di fattura su più righe, e quel testo è un modello: i {segnaposto} vengono sostituiti con i valori del periodo concreto al momento della fatturazione. Sulla fattura si legge quindi «Manutenzione 01.01.2027 – 31.03.2027» e non ogni trimestre la stessa frase priva di senso.

Un’anteprima vi mostra cosa ne viene prima di fatturare. E l’ordine delle voci si stabilisce trascinandole — è l’ordine sulla fattura.

L’elenco generale

La ricerca copre il titolo, il cliente Bexio con il suo numero e, se impostato, il cliente FreeScout. Vi si aggiunge un filtro per stato.

Quali colonne volete vedere lo impostate nel menu a tre punti; la scelta viene ricordata. Sono disponibili cliente, responsabilità, inizio, ritmo, periodo successivo, data di fatturazione, preavviso, importo, voci e stato.

L’importo è l’importo netto del periodo successivo — la cifra che volete sapere guardando l’elenco.

Fatturare

Qui sta la decisione più importante del modulo: non invia nulla a Bexio da sé. Un passaggio di fatturazione crea una fatturazione nel modulo Attività con lo stato «aperta». Verso Bexio viene inviata da lì, con il pulsante esistente Invia a Bexio.

Così esiste esattamente una via verso Bexio — quella del modulo Bexio — ed esattamente un punto in cui una persona approva. Un modulo che emettesse vere fatture a un cliente senza sorveglianza è una cattiva idea, per quanto bene calcoli.

Tre cose avviano un passaggio:

• Il passaggio quotidiano alle 06:00 fattura ciò che è dovuto.
• Il pulsante Fattura ora sull’abbonamento fattura il prossimo periodo aperto, anche prima della sua scadenza.
• Una modifica di voce in un periodo già fatturato emette subito la correzione come fatturazione a sé.

Un contratto in arretrato di più periodi ne recupera uno per passaggio. È voluto: altrimenti nascerebbe in un colpo un’ondata di fatturazioni che nessuno può più controllare.

Quando un passaggio fallisce

Un passaggio fallito si segnala tramite una campanella propria nella navigazione, visibile solo alle amministratrici e solo quando qualcosa è in attesa.

Viene notificato soltanto ciò che fallisce senza sorveglianza:

Finché è in attesa un avviso non letto sullo stesso periodo, non ne nasce un secondo. Senza questa deduplicazione un contratto che fallisce in modo permanente allungherebbe la campanella ogni giorno, e presto la si ignorerebbe.

Quando una fatturazione è riuscita, i vecchi avvisi relativi a quel contratto vengono rimossi.

Buono a sapersi

Disdetto non significa terminato

Un contratto disdetto corre fino alla fine della sua durata e viene fatturato fino allora — l’ultimo periodo eventualmente in proporzione. «Disdetto» è un annuncio, non un interruttore.

La data d’inizio è bloccata dopo la prima fatturazione

Dopo non si può più spostare. Tutti i confini dei periodi derivano da essa; una modifica successiva metterebbe in discussione ogni fattura già emessa.

L’aliquota viene dall’articolo

Viene ricavata dall’articolo del modulo Bexio al momento della fatturazione e non è depositata sul contratto. Così vale sempre l’aliquota corretta nel momento della fatturazione.

I moduli Bexio e Attività sono necessari

Articoli e contatti vengono dal modulo Bexio, e le fatturazioni create vivono nel modulo Attività. Senza questi due il modulo Abbonamenti non può lavorare.

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