Modulo FormBuilder · Guida utente
Moduli che arrivano come ticket
Il compositore vi permette di assemblare un modulo, di pubblicarlo a un indirizzo proprio oppure di integrarlo nel vostro sito. Ogni invio diventa un ticket nella casella scelta — con il mittente come cliente, un oggetto pertinente e le risposte come messaggio leggibile.
Da lì vale tutto ciò che FreeScout sa fare: assegnare, rispondere, richiamare, analizzare. Un modulo non è dunque un accessorio, ma un ulteriore canale verso la vostra casella — accanto alla posta elettronica.
Solo gli amministratori possono creare moduli. Chi ne crea uno decide che estranei possano scrivere in una casella senza autenticarsi; è più vicino a un'impostazione della casella che a una nota. Compilarlo e inviarlo resta poi aperto a tutti, senza alcun account.
Comporre un modulo
In «Moduli» ne create uno nuovo e scegliete la casella in cui devono arrivare i ticket. Il compositore si apre allora su tre colonne: i blocchi a sinistra, il vostro modulo al centro, le proprietà del campo selezionato a destra.
Esistono sedici tipi di blocco — dal semplice campo di testo agli elenchi, caselle di scelta, date e caricamento di file, fino a titoli intermedi, separatori e dichiarazione di consenso. I blocchi si trascinano sulla superficie, si riordinano e si duplicano.
Per ogni campo impostate, a destra:
- l'etichetta, il testo di aiuto e il segnaposto
- se è obbligatorio
- il nome del campo — compare in ogni invio e in ogni condizione
- le regole di verifica, secondo il tipo: modello, valore minimo e massimo, numero e dimensione dei file
L'anteprima mostra il modulo esattamente come lo vede un visitatore — isolata, perché gli stili di FreeScout non vi penetrino.
Collegare un campo al ticket
Nella scheda «Ticket» decidete quale campo assume quale ruolo nel ticket:
| Ruolo | Che cosa ne deriva |
|---|---|
| Oggetto | l'oggetto del ticket |
| l'indirizzo del cliente | |
| Nome | nome e cognome del cliente |
Senza associazione l'oggetto riprende il nome del modulo e nasce un ticket senza cliente associato. È permesso — un modulo di segnalazione non ha bisogno di un indirizzo.
Potete inoltre indicare regole di smistamento: a seconda di una risposta, l'invio arriva in un'altra casella. Così «reclamo» non va dove va «domanda generale».
Campi condizionali
«Mostra il campo ‹numero d'ordine› se ‹richiesta› è impostata su ‹reclamo›.» Regole di questo tipo si compongono sul campo stesso. Agiscono a entrambe le estremità: nel browser del visitatore e di nuovo sul server.
È la seconda parte quella che conta. Un campo che era nascosto viene scartato invece di passare non verificato nel ticket — altrimenti si aggirerebbe il modulo disattivando la regola nel browser.
Le condizioni possono puntare solo a campi che stanno prima. Non è una restrizione di comodo: due campi che si nascondono a vicenda non otterrebbero mai una risposta.
Pubblicare: la pagina ospitata
Un modulo ha una bozza e versioni pubblicate. Finché lavorate sulla bozza, per i visitatori non cambia nulla. Solo «Pubblica» rende visibile la nuova versione.
Il modulo è poi raggiungibile a un indirizzo proprio — con la sua veste e, per i moduli multilingue, la scelta della lingua. Questa pagina funziona anche senza JavaScript: un modulo che invia soltanto con gli script attivi perde invii.
Integrarlo nel proprio sito
La scheda «Integrazione» contiene un frammento di due righe. Lo incollate nella vostra pagina e il modulo vi compare. Ne adotta caratteri e colori, così non sembra un corpo estraneo.
Prima inserite là i siti ammessi — un elenco per ciascun modulo. Senza una voce il server rifiuta l'integrazione. È voluto: un modulo che qualsiasi sito può integrare è una porta aperta verso la vostra casella.
Inserite gli indirizzi con esattezza, protocollo compreso: per un browser https://www.esempio.ch e https://esempio.ch sono due siti diversi.
Che cosa succede a un invio
Il server verifica le risposte, accetta i file e mette l'invio in coda. Il ticket nasce lì, non nella richiesta del visitatore — che non resta quindi in attesa di una casella momentaneamente lenta.
Un invio diventa al massimo un ticket, anche se l'operazione viene ripetuta. Se qualcosa non riesce, l'invio resta e ne indica il motivo in chiaro.
In «Invii» vedete per ciascun modulo tutti gli invii con il loro stato: consegnato, in corso, valutato come spam o non riuscito. Le risposte si aprono, un collegamento porta direttamente al ticket e «riprova» recupera un invio non riuscito.
Il modulo raccoglie inoltre da sé gli invii rimasti per strada. Un messaggio perduto non dipende quindi da qualcuno che vada a controllare.
Lo spam
Un modulo pubblico viene trovato — da persone e da robot. Nelle impostazioni del modulo alzate gli ostacoli:
- un vasetto di miele invisibile che solo un robot riempie
- un tempo minimo tra apertura e invio
- un limite di frequenza per collegamento e ora
- a scelta Turnstile o hCaptcha
Ciò che conta è la sorte del sospetto: l'invio viene contrassegnato, non scartato. Arriva come ticket di spam nella casella, dove potete recuperarlo. Un filtro che cancella in silenzio costa presto o tardi una richiesta vera — e nessuno se ne accorge.
Solo il limite di frequenza rifiuta davvero, invitando a riprovare più tardi. Protegge il server, non la casella.
La copia per il mittente
Chi invia un modulo vuole sapere che cosa ha inviato. Su richiesta riceve una copia. Tre impostazioni:
| Impostazione | Che cosa succede |
|---|---|
| Disattivata | nessuna copia — l'impostazione predefinita |
| Subito | la copia parte immediatamente |
| Dopo conferma | prima una richiesta di conferma, la copia solo dopo il clic |
La via sicura è la conferma. Nessuno ha verificato quell'indirizzo: chi ne inserisce uno altrui farebbe inviare dalla vostra casella un messaggio a una persona non coinvolta. Con la doppia conferma parte prima soltanto una richiesta dal contenuto fisso, senza una parola scritta dal mittente.
L'oggetto della copia è fisso e non proviene mai dal modulo — altrimenti la vostra casella sarebbe la mittente di un messaggio scritto da un estraneo. Un invio valutato come spam non riceve copia, lo stesso invio mai due volte, e per ciascun indirizzo partono al massimo tre copie all'ora.
Un collegamento di conferma è valido tre giorni. Dopo non attiva più nulla.
Moduli multilingue
Un modulo può essere tenuto in più lingue. Nel compositore commutate in alto a destra la lingua in lavorazione e scrivete etichette, testi di aiuto e dichiarazione di consenso per ciascuna lingua — un commutatore invece di un muro di campi.
Il visitatore sceglie la lingua sulla pagina ospitata; altrimenti decide la lingua del suo browser. Se un testo manca nella sua lingua, compare quello della lingua principale invece di un vuoto.
L'interfaccia del modulo è tradotta in tutte le 31 lingue che FreeScout parla. Arabo, ebraico e persiano si leggono da destra a sinistra.
File e conservazione
Sul blocco dei file stabilite quanti file e di quale dimensione. Quali tipi di file siano ammessi si imposta nelle impostazioni del modulo; l'elenco di blocco di FreeScout vale in aggiunta e non si può aggirare.
I file accettati si agganciano al messaggio del ticket come qualsiasi altro allegato.
Gli invii stessi sono soggetti a termini di conservazione per stato — per impostazione predefinita 90 giorni per i consegnati, 14 per lo spam e un anno per i non riusciti. Senza tali termini una casella di moduli diventa un deposito di dati.
Buono a sapersi
Il testo del consenso viene conservato con l'invio
Non «acconsentito: sì», ma la formulazione a cui si è acconsentito, insieme alla versione del modulo. Se cambiate il testo più tardi, gli invii vecchi mantengono quello vecchio. È il senso stesso di un consenso: vale solo quanto vale la prova di ciò a cui si riferiva.
L'indirizzo IP non viene conservato in chiaro
Del collegamento del mittente si conserva solo un valore derivato, legato alla chiave della vostra installazione. Basta per il limite di frequenza, ma non si può ricalcolare all'indietro.
Il nome del campo è più di un'etichetta
Compare in ogni invio salvato e in ogni condizione. Cambiarlo in seguito trascina con sé le condizioni — ma gli invii già salvati mantengono il nome vecchio. Assegnatelo dunque presto e poi lasciatelo stare.
Controllate la risposta automatica della casella
FreeScout ha una risposta automatica propria per ogni casella. Se è attiva e attivate in aggiunta la copia, il mittente riceve due messaggi. Il compositore lo segnala quando le due cose si incontrano.
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