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Bexio-Modul · Benutzeranleitung

Kunden, Artikel und Abrechnungen zwischen FreeScout und Bexio

Das Bexio-Modul verbindet FreeScout mit dem Bexio-Konto Deiner Firma. Kunden und Artikel stehen danach direkt in FreeScout zur Verfügung, und was Du hier änderst, geht an Bexio zurück — es gibt keine getrennte Kopie, die auseinanderlaufen könnte.

Der Gedanke dahinter: Du sollst nicht zwischen zwei Programmen wechseln, um zu einem Ticket zu wissen, wer der Kunde ist und was ihn kostet.

Alle 5 Minuten
Kunden und Artikel gleichen sich ab
Eine Wahrheit
Bexio führt die Kundendaten
Vier Sprachen
Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch
Abrechnen
geleistete Arbeit wird zur echten Rechnung

Die Verbindung einrichten

Das macht eine Administratorin einmalig, und es dauert etwa fünf Minuten. Vorher sind weder Kunden noch Artikel sichtbar.

Bexio-App anlegen
Auf developer.bexio.com eine neue App erstellen. Als Rückleitungsadresse genau die eintragen, die FreeScout unter Verwalten → Bexio → Einstellungen anzeigt.
Kennung und Geheimnis eintragen
Beide Werte unter Verwalten → Bexio → Einstellungen einsetzen und speichern. Sie werden verschlüsselt abgelegt.
Zugriff bestätigen
Verbinden leitet zu Bexio, wo Du den Zugriff freigibst. Danach steht auf der Seite «Verbunden als» mit Deinem Firmennamen.
Ersten Abgleich abwarten
Er läuft innerhalb von fünf Minuten von selbst. Wer nicht warten will, klickt Jetzt synchronisieren.

Diese Verbindungsseite ist auch später die erste Adresse bei Problemen: sie zeigt die genaue Fehlermeldung des letzten Abgleichs.

Kunden

Alle Bexio-Kunden — Firmen und Personen — findest Du unter Kunden in der Navigation. Die Liste lässt sich zwischen einer dichten Tabelle und einer Kartenansicht umschalten, nach Firma oder Person, Kategorie und Abgleichzustand filtern, und die Suche greift auf Name, Kundennummer und E-Mail.

Welche Spalten Du sehen willst, stellst Du im Drei-Punkte-Menü ein. Die Auswahl wird für Dich gemerkt.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailseite mit drei Reitern: Übersicht, verknüpfte Kontakte und Zusatzadressen.

Bearbeiten schreibt sofort nach Bexio

Der Bearbeiten-Modus öffnet dieselben Felder, die Du auch im Bexio-Webportal siehst. Beim Speichern passiert der Reihe nach:

  • FreeScout schickt die Änderung an Bexio.
  • Erst wenn Bexio sie bestätigt, wird sie auch hier übernommen.
  • Scheitert die Übertragung, bleiben die alten Werte stehen und Du bekommst eine Fehlermeldung. Es geht dabei nichts verloren, und Du kannst es erneut versuchen.

Ein neuer Kunde wird sofort in Bexio angelegt. Eine rein lokale Zwischenstufe gibt es bei Kunden bewusst nicht — es gäbe sonst Kunden, die nur in FreeScout existieren, und niemand wüsste, welche.

Zusatzadressen

Im gleichnamigen Reiter legst Du beliebig viele weitere Liefer-, Rechnungs- oder Kontaktadressen an — genau wie im Bexio-Webportal. Pflicht sind Empfängername, Strasse, Postleitzahl, Ort und Land; das Land kommt aus der von Bexio geführten Länderliste. Alles andere, auch eine interne Bezeichnung, ist freiwillig.

Verknüpfte Kontakte

Damit bildest Du Beziehungen ab: eine Ansprechperson bei einer Firma, oder zwei verbundene Unternehmen. Du kannst einen bestehenden Bexio-Kunden verknüpfen und die Art der Beziehung angeben, oder in einem Schritt einen neuen anlegen und gleich verknüpfen.

Jede Verknüpfung erscheint auf beiden Detailseiten und ist von dort aus anklickbar.

Der gemeinsame Verlauf

Weiter unten auf der Detailseite läuft ein gemeinsamer Verlauf mit: Projekte, Aufgaben, Zeiterfassungen, Anlagen, Gespräche und Scratchpad-Einträge, die mit diesem Kunden verknüpft sind — in einer Zeitachse. Das ist die Antwort auf «was hatten wir mit denen eigentlich zu tun».

Artikel

Der Warenkatalog aus Bexio — Waren und Dienstleistungen mit Preisen, Steuersätzen und Einheiten — liegt unter Artikel.

Anders als bei Kunden darf ein Artikel auch nur lokal bestehen. Beim Speichern nimmst Du das Häkchen weg, und er bleibt vorerst nur in FreeScout sichtbar; der Abgleichzustand sagt dann «nicht synchronisiert». Später erzeugt Sync to Bexio auf der Detailseite jederzeit einen echten Bexio-Datensatz daraus. Praktisch für einen Testeintrag, den man nicht sofort in der Buchhaltung haben will.

Gruppen, Einheiten und Steuersätze

Unter Verwalten → Bexio → Artikel-Einstellungen liegen die Bausteine, aus denen ein Artikel besteht:

BausteinHerkunft
Gruppenrein lokal, nur zur Ordnung in FreeScout
Einheitenmit Bexio abgeglichen — Stück, Stunde, Kilometer, Jahr, Monat, pauschal
Steuersätzemit Bexio abgeglichen, samt Gültigkeitszeitraum

Ein Steuersatz, der nicht mehr gilt, wird nicht gelöscht, sondern über Schliessen mit einem Enddatum versehen. So bleiben alte Rechnungen mit dem damals richtigen Satz nachvollziehbar — genau das, was bei einer Steuerprüfung gebraucht wird.

Abrechnungen erstellen

Unter Finanzen wird geleistete Arbeit aus Projekten, Aufgaben und Zeiterfassung gesammelt und als echte Rechnung an Bexio geschickt.

  • Abgeschlossene Projekte und Aufgaben lassen sich als eigene Abrechnung oder als Teilabrechnung verrechnen.
  • Offene Zeiterfassungen desselben Kunden lassen sich zu einer Sammelabrechnung zusammenführen.
  • Die Abrechnungsliste zeigt alle bisherigen mit ihrem Zustand.

Eine Abrechnung ist zuerst ein Entwurf: Du prüfst und bearbeitest die Positionen. Erst An Bexio senden macht daraus eine echte Rechnung. Danach folgt der Zustand — bezahlt, storniert — dem, was in Bexio passiert.

Der Abgleich

Kunden und Artikel gleichen sich alle fünf Minuten im Hintergrund ab, unabhängig davon, ob gerade jemand angemeldet ist. Der Lauf holt Änderungen aus Bexio und trägt lokale Änderungen nach.

Scheitert ein Lauf, bleibt der letzte erfolgreiche Stand erhalten und die Fehlermeldung steht auf der Verbindungsseite. Der nächste Lauf versucht es von selbst erneut.

Jetzt synchronisieren auf derselben Seite löst einen Abgleich sofort aus.

Sprachen

Das ganze Modul liegt auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch vor. Die Sprache wird je Person eingestellt, nicht zentral für alle: Konto → Ihr Profil → Sprache. Nach dem Speichern ist die Oberfläche sofort umgestellt.

Gut zu wissen

Bexio führt die Kundendaten

Für Kunden gibt es keinen Betrieb ohne Verbindung. Ist Bexio gestört, lassen sich in dieser Zeit keine Kunden speichern. Das ist der Preis dafür, dass es nur eine Wahrheit gibt und keine zwei Stände, die sich widersprechen.

Löschen entfernt nur den Bezug

Wird ein Kunde gelöscht, behalten verknüpfte Projekte, Aufgaben, Zeiterfassungen und Anlagen ihre Daten — sie verlieren nur die Zuordnung zum Kunden. Es geht also nichts unter, was Arbeit war.

Bankverbindungen bleibt es fern

Sie werden von diesem Modul weder gelesen noch geschrieben. Dafür bleibt das Bexio-Webportal die richtige Stelle.

Bexio für FreeScout · letsautomate.ch · immer aktuell unter shop.letsautomate.ch/shop/anleitung/bexio

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Good to know

Frequent questions

Everything you should know about our modules, licences, updates and support before you buy.

Why does my purchased FreeScout module show an expiry date?

With your purchase you get the module plus twelve months of support, security updates and new features. The expiry date shown refers to those included services — not to your right to use the module at all.

What happens when my licence expires?

The module you have installed keeps working. Once the licence has expired, though, no new security or feature updates arrive and the included support can no longer be used.

You decide for yourself whether to renew the licence or to keep using the installed module without further updates, at your own responsibility.

Others promise lifetime updates. Why don’t you?

Technologies, security requirements and dependencies keep changing. What works reliably today can be outdated or unsupported tomorrow. Good software therefore needs continuous care, testing and development.

Rather than tie you to a permanent subscription, we leave you the choice: renew your licence, or keep using the installed module without further updates, at your own responsibility.

Do I need your LaStore module?

No, but the LaStore module connects your FreeScout instance with the modules you bought, and it brings several advantages:

  • installation with one click
  • automatic detection of available updates
  • easy updating right inside FreeScout
  • verification of the package signature
  • protection against module packages altered or tampered with unnoticed

Our modules do not use the normal update process, because it is not secure. The LaStore module verifies each of our modules before updating. An attacker therefore cannot deliver forged, dangerous updates. Without this module the verification is up to you, and it is a manual process.

without LaStorewith LaStore, autopilot offwith LaStore, autopilot on
learns about new versionsnoyes, dailyyes, daily
installsby hand from the portalat the press of a buttonovernight, without you
verifiedby you, via shasum -a 256yesyes
Do I really get the complete source code?

Yes. Our modules are provided under the AGPL-3.0 licence. The module as delivered contains the complete source code, which you can inspect and adapt within the terms of that licence.

On how many FreeScout instances may I use the module?

One licence covers one active FreeScout instance. Two free server moves are included on top of that.

If an old server is no longer in use, the system releases its activation automatically after 90 days. An instance that is unreachable or already deleted is therefore not counted against your licence for good.

Can I return a module I bought?

You have a 14-day right of return. It ends as soon as you activate the module — not already when the licence key is delivered to you.

So activate the module only once you have finally decided to use it. For consumers in the EEA, the statutory provisions on the right of withdrawal for digital content apply in addition.

Who issues my invoice?

Payment is handled by Paddle. Paddle acts as Merchant of Record and therefore as the seller. That is why Paddle appears as the issuer of the invoice, and possibly also as the payee on your card or bank statement.

Does a module need other FreeScout modules?

That depends on the product. Some modules work entirely on their own and offer additional features when other modules are present. Others have hard dependencies.

The slot finder, for example, strictly needs the Calendar module, because the available appointments are worked out from the calendars kept there.

Required and optional dependencies are stated on each product page.

What can I do if something doesn’t work?

We test our modules carefully. Even so, a feature may not behave as expected in a particular environment.

Every module comes with a detailed guide. If that does not get you any further, you can open a support ticket. Describe the problem briefly and the steps you have already taken — we are glad to help.

Pay securely, worldwideYour payment is handled securely by Paddle. You can pay from anywhere in the world, comfortably in your own currency — proper invoicing included.
Open, auditable, adaptableThanks to AGPL-3.0 you get the complete source code. You can audit the software, adapt it yourself and keep running it independently.
Two server moves includedYour FreeScout instance is moving? You can transfer your licence to a new server up to twice, free of charge, and keep using the module there.
Install once, stay current by itselfWith our LaStore module for FreeScout you install what you bought with a single click. Available updates are checked and installed automatically.

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