FormBuilder-Modul · Benutzeranleitung
Formulare, die Tickets werden
Mit FormBuilder baust Du ein Formular zusammen, stellst es ins Netz — auf eine eigene Seite oder eingebettet in Eure Webseite — und was jemand absendet, landet als Ticket in Eurem Postfach. Mit Anhängen, mit Kunde, an der richtigen Stelle.
Du findest ihn im Hauptmenü unter Formulare.
Wer darf das?
Ein Formular bauen
Über Neues Formular legst Du eines an. Danach stehst Du im Baukasten: links die Bausteine, in der Mitte Dein Formular, rechts die Einstellungen des gewählten Bausteins.
Bausteine ziehst Du hinein, schiebst sie in eine andere Reihenfolge, duplizierst oder entfernst sie. Sechzehn Arten stehen zur Wahl:
| Eingaben | Eine Zeile, Mehrere Zeilen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Webadresse, Zahl, Datum |
| Auswahl | Auswahlliste, Eines von mehreren, Mehrere von vielen, Einzelnes Kästchen |
| Sonstiges | Datei-Upload, Zustimmung, Verborgener Wert |
| Text | Überschrift, Absatz — die tragen keine Eingabe, sie gliedern nur |
Je Baustein stellst Du Beschriftung, Hilfetext, Platzhalter und Pflichtfeld ein. Dazu Prüfregeln: Mindestens, Höchstens, ein Muster. Was nicht passt, meldet das Formular dem Absender, bevor es abgeschickt wird — und der Server prüft es noch einmal.
Felder, die nur manchmal erscheinen
Jeder Baustein kann eine Bedingung tragen: Nur zeigen, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert hat. «Firmenname» erscheint nur, wenn bei «Ich schreibe als» die Antwort «Unternehmen» steht.
Verglichen wird mit ist, ist nicht, enthält, ist leer, ist ausgefüllt, ist grösser als, ist kleiner als.
Nur rückwärts
Wohin die Einsendung geht
Damit aus einer Einsendung ein brauchbares Ticket wird, muss FreeScout wissen, welches Feld was bedeutet. Das stellst Du unter Zuordnung ein:
| Postfach | In welches Postfach das Ticket geht. |
| E-Mail-Adresse des Absenders | Pflicht. Daraus entsteht der Kunde — ohne sie gibt es kein Ticket. |
| Name des Absenders | Wird dem Kunden zugeordnet, wenn vorhanden. |
| Betreff des Tickets | Ein Feld des Formulars oder ein fester Text. |
Alle übrigen Antworten stehen im ersten Beitrag des Tickets, in der Reihenfolge des Formulars. Hochgeladene Dateien hängen als Anhänge daran.
Was nach dem Absenden passiert
Du wählst zwischen zwei Abschlüssen: Eine Meldung zeigen — ein Text, den Du selbst schreibst — oder Zu einer Webadresse gehen, etwa auf eine Dankeseite Eurer Webseite.
Entwurf und Veröffentlichen
Das ist der wichtigste Unterschied im ganzen Modul, und er erklärt, warum es zwei Knöpfe gibt.
| Entwurf speichern | Hält fest, woran Du gerade arbeitest. Wird nicht geprüft — ein halbfertiges Feld ohne Optionen darf stehenbleiben, weil Du morgen weitermachst. Draussen ändert sich nichts. |
| Veröffentlichen | Prüft das ganze Formular und legt eine neue Fassung an. Erst jetzt sehen Besucher die Änderung. |
Warum Fassungen unveränderlich sind
Das klingt umständlich und ist der Grund, warum ein Ticket von letzter Woche noch lesbar ist: Hättest Du inzwischen ein Feld umbenannt oder entfernt, gehörten die gespeicherten Antworten sonst zu Feldern, die es nicht mehr gibt.
Solange ein Formular nie veröffentlicht wurde, steht bei ihm «Noch nicht veröffentlicht — das Formular ist nicht erreichbar». Genau so ist es: Die Adresse führt ins Leere, bis Du einmal veröffentlicht hast.
Die Vorschau zeigt Dir den Entwurf, wie er aussehen wird — abgeschirmt vom Rest der Seite, damit FreeScouts eigene Gestaltung nicht hineinredet. Sie schickt nichts ab.
Das Formular ins Netz bringen
Zwei Wege, und Du kannst beide gleichzeitig benutzen.
Die eigene Seite
Jedes veröffentlichte Formular hat eine eigene Adresse unter /form/<schlüssel>. Die kannst Du verlinken, per Mail verschicken oder als QR-Code drucken.
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In eine fremde Webseite einbetten
Unter Einbetten findest Du zwei Zeilen zum Kopieren. Die setzt Ihr in Eure Webseite, an die Stelle, wo das Formular erscheinen soll. Es übernimmt dort das Design der Wirtsseite — Schrift, Farben, Abstände.
Erlaubte Webseiten
Formulare in mehreren Sprachen
Jedes Formular kann in allen 31 Sprachen erscheinen, die FreeScout führt. Du legst eine Vorgabesprache fest und trägst die Beschriftungen in weiteren Sprachen nach; was fehlt, fällt auf die Vorgabe zurück.
Auf der eigenen Seite wählt der Besucher selbst. Arabisch, Hebräisch und Persisch laufen dabei von rechts nach links — das Formular dreht sich mit.
Kopie an den Absender
Wer etwas abschickt, bekommt auf Wunsch eine Kopie seiner Nachricht. Drei Möglichkeiten:
| Keine Kopie | Die Vorgabe. |
| Sofort senden | Die Kopie geht unmittelbar nach dem Absenden raus. |
| Erst nach Bestätigung | Der Absender bekommt zuerst eine Mail mit einem Bestätigungslink. Klickt er ihn, kommt die Kopie. |
Wozu die Bestätigung?
Die Einsendungen ansehen
Zu jedem Formular gehört eine Liste seiner Einsendungen. Sie zeigt, was angekommen ist und was daraus wurde:
| Zugestellt | Das Ticket ist angelegt. Ein Klick führt hin. |
| Wartet | Die Einsendung liegt in der Warteschlange. Normalerweise ist das eine Sache von Sekunden. |
| Spam | Das Spamtor hat angeschlagen. Der Grund steht im Klartext dabei. |
| Nicht zugestellt | Etwas ist schiefgegangen. Mit Erneut versuchen läuft es noch einmal. |
Die Antworten jeder Einsendung lassen sich aufklappen — auch die einer, die als Spam markiert wurde.
Das Spamtor
Ein offenes Formular im Netz bekommt Spam. Dagegen stehen vier Sperren, die Du unter Verwalten → Formulare einstellst:
| Honigtopf | Ein Feld, das nur Maschinen sehen. Wer es ausfüllt, ist keine. |
| Mindestzeit | Wer das Formular in zwei Sekunden ausfüllt, hat es nicht gelesen. |
| Einsendungen je Stunde | Wie oft dieselbe Absenderadresse schicken darf. |
| Turnstile oder hCaptcha | Wahlweise. Beide brauchen einen öffentlichen und einen geheimen Schlüssel des Anbieters; der geheime wird verschlüsselt abgelegt. |
Verdacht ist kein Urteil
Aufbewahrung
Einsendungen sammeln sich an. Unter Verwalten → Formulare legst Du je Zustand fest, wie lange sie bleiben — zugestellte, Spam und nicht zugestellte getrennt.
Aufgeräumt wird von selbst. Das Ticket bleibt davon unberührt: Es gehört FreeScout, nicht dem Formular.
Was es nicht tut
- Keine Zahlungen. Ein Formular nimmt Angaben entgegen, kein Geld.
- Keine Unterschriften. Ein Zustimmungshäkchen ist keine digitale Signatur.
- Keine mehrseitigen Assistenten. Ein Formular ist eine Seite; bedingte Felder ersetzen die meisten Fälle, in denen man an mehrere Schritte denkt.
- Keine Auswertung. Die Antworten stehen im Ticket und in der Liste, nicht in einem Diagramm.
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