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Bexio-Modul · Benutzeranleitung

Kunden, Artikel und Abrechnungen zwischen FreeScout und Bexio

Das Bexio-Modul verbindet FreeScout direkt mit dem Bexio-Konto Deines Unternehmens. Kunden und Artikel stehen dadurch in FreeScout zur Verfügung. Änderungen, die Du in FreeScout vornimmst, werden an Bexio übertragen. Es entsteht keine separate Kopie, die mit der Zeit vom aktuellen Datenbestand abweichen könnte.

Der Gedanke dahinter ist einfach: Du sollst nicht ständig zwischen zwei Programmen wechseln müssen, um bei einem Ticket zu sehen, wer der Kunde ist, welche Leistungen vereinbart wurden und was abgerechnet werden kann.

Alle 5 Minuten Kunden und Artikel gleichen sich automatisch ab
Eine verlässliche Datenbasis Bexio bleibt das führende System für Kundendaten
Vier Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch
Direkt abrechnen geleistete Arbeit wird zur Rechnung in Bexio

Die Verbindung einrichten

Die Verbindung wird einmalig von einer Administratorin oder einem Administrator eingerichtet und dauert in der Regel etwa fünf Minuten. Bevor die Verbindung hergestellt wurde, sind in FreeScout noch keine Kunden oder Artikel aus Bexio sichtbar.

Bexio-App anlegenAuf developer.bexio.com eine neue App erstellen. Als Rückleitungsadresse genau die Adresse verwenden, die FreeScout unter Verwalten → Bexio → Einstellungen anzeigt.
Kennung und API Schlüssel hinterlegenBeide Werte unter Verwalten → Bexio → Einstellungen eintragen und speichern. Sie werden verschlüsselt abgelegt.
Zugriff bestätigenVerbinden leitet Dich zu Bexio weiter. Dort bestätigst Du, dass FreeScout auf das Bexio-Konto zugreifen darf. Danach steht auf der Einstellungsseite unter «Verbunden als» der Name Deines Unternehmens.
Ersten Abgleich abwartenEr startet innerhalb von fünf Minuten von selbst. Wer nicht warten möchte, löst ihn mit Jetzt synchronisieren sofort aus.

Die Verbindungsseite ist auch später die erste Anlaufstelle bei Problemen. Dort findest Du den Status der Verbindung und die genaue Fehlermeldung des letzten fehlgeschlagenen Abgleichs.

Kunden

Alle in Bexio erfassten Kunden — Unternehmen und Privatpersonen — findest Du in FreeScout unter Kunden.

Du kannst zwischen einer kompakten Tabellenansicht und einer Kartenansicht wechseln. Die Liste lässt sich nach Unternehmen oder Person, Kategorie und Synchronisationsstatus filtern. Die Suche berücksichtigt Namen, Kundennummern und E-Mail-Adressen.

Über das Drei-Punkte-Menü bestimmst Du selbst, welche Spalten angezeigt werden. FreeScout merkt sich diese Auswahl für Dein Benutzerkonto.

Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Kundendetailseite mit den Bereichen Übersicht, verknüpfte Kontakte und Zusatzadressen.

Änderungen werden direkt an Bexio übertragen

Im Bearbeitungsmodus stehen Dir dieselben zentralen Kundenfelder zur Verfügung wie im Bexio-Webportal.

Beim Speichern läuft der Vorgang in einer klaren Reihenfolge ab:

  • FreeScout übermittelt die Änderung an Bexio.
  • Bexio prüft und bestätigt die Änderung.
  • Erst danach übernimmt FreeScout die neuen Werte.

Schlägt die Übertragung fehl, bleiben die bisherigen Daten erhalten und Du erhältst eine konkrete Fehlermeldung. Es geht nichts verloren, und Du kannst die Änderung erneut speichern.

Auch neue Kunden werden direkt in Bexio angelegt. Eine rein lokale Zwischenstufe gibt es bei Kunden bewusst nicht. Dadurch wird verhindert, dass Kundendatensätze nur in FreeScout vorhanden sind und zwei unterschiedliche Datenbestände entstehen.

Zusatzadressen

Im Bereich Zusatzadressen kannst Du beliebig viele Liefer-, Rechnungs- oder Kontaktadressen hinterlegen — entsprechend den Möglichkeiten im Bexio-Webportal.

Erforderlich sind Empfängername, Strasse, Postleitzahl, Ort und Land. Die Länder werden aus der von Bexio bereitgestellten Länderliste übernommen. Weitere Angaben, darunter eine interne Bezeichnung, sind optional.

Verknüpfte Kontakte

Mit verknüpften Kontakten bildest Du Beziehungen zwischen Kundendatensätzen ab, beispielsweise eine Ansprechperson innerhalb eines Unternehmens oder zwei miteinander verbundene Firmen.

Du kannst einen bestehenden Bexio-Kunden auswählen und die Art der Beziehung angeben. Alternativ erstellst Du direkt einen neuen Kunden und verknüpfst ihn im selben Schritt.

Die Beziehung erscheint auf beiden Kundendetailseiten und kann von dort aus geöffnet werden.

Der gemeinsame Kundenverlauf

Auf der Kundendetailseite findest Du eine gemeinsame Zeitachse mit allen verknüpften Aktivitäten. Dazu gehören:

  • Projekte
  • Aufgaben
  • Zeiterfassungen
  • Anlagen
  • Gespräche
  • Scratchpad-Einträge

Damit beantwortet der Kundenverlauf auf einen Blick die Frage: «Was haben wir mit diesem Kunden bisher gemacht?»

Artikel

Den aus Bexio übernommenen Waren- und Leistungskatalog findest Du unter Artikel. Er enthält Waren und Dienstleistungen mit den zugehörigen Preisen, Steuersätzen und Einheiten.

Anders als ein Kunde darf ein Artikel zunächst ausschliesslich lokal in FreeScout bestehen. Wenn Du beim Speichern die Synchronisierung deaktivierst, wird der Artikel noch nicht an Bexio übertragen. Der Synchronisationsstatus zeigt in diesem Fall «nicht synchronisiert».

Über Sync to Bexio kannst Du später jederzeit einen entsprechenden Artikel in Bexio erstellen. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn Du einen Artikel zuerst testen oder vorbereiten möchtest, ohne ihn sofort in der Buchhaltung verfügbar zu machen.

Gruppen, Einheiten und Steuersätze

Unter Verwalten → Bexio → Artikel-Einstellungen findest Du die zentralen Bausteine des Artikelkatalogs.

BausteinHerkunft
Gruppenwerden lokal in FreeScout verwaltet und dienen der internen Organisation
Einheitenwerden mit Bexio abgeglichen, beispielsweise Stück, Stunde, Kilometer, Jahr, Monat oder pauschal
Steuersätzewerden einschliesslich ihres Gültigkeitszeitraums mit Bexio abgeglichen

Ein abgelaufener Steuersatz wird nicht gelöscht. Über Schliessen erhält er stattdessen ein Enddatum. Dadurch bleiben ältere Rechnungen weiterhin mit dem damals gültigen Steuersatz nachvollziehbar.

Abrechnungen erstellen

Unter Finanzen wird die in Projekten, Aufgaben und Zeiterfassungen dokumentierte Arbeit gesammelt. Daraus kannst Du eine Abrechnung vorbereiten und anschliessend eine echte Rechnung an Bexio übermitteln.

Dabei stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Abgeschlossene Projekte und Aufgaben lassen sich vollständig oder teilweise abrechnen.
  • Offene Zeiterfassungen desselben Kunden können zu einer Sammelabrechnung zusammengeführt werden.
  • Die Abrechnungsliste zeigt alle bisherigen Abrechnungen und ihren aktuellen Status.

Eine neue Abrechnung beginnt immer als Entwurf. Du kannst die Positionen prüfen, ergänzen und bearbeiten. Erst mit An Bexio senden wird daraus eine Rechnung in Bexio.

Anschliessende Statusänderungen — beispielsweise bezahlt oder storniert — werden aus Bexio übernommen.

Der automatische Abgleich

Kunden und Artikel werden alle fünf Minuten im Hintergrund synchronisiert. Dafür muss niemand in FreeScout angemeldet sein.

Bei jedem Lauf werden Änderungen aus Bexio abgerufen und lokale Änderungen an Bexio übertragen.

Falls ein Abgleich fehlschlägt, bleibt der letzte erfolgreich synchronisierte Stand erhalten. Die Fehlermeldung wird auf der Verbindungsseite angezeigt, und der nächste automatische Lauf versucht die Übertragung erneut.

Mit Jetzt synchronisieren kannst Du den Abgleich jederzeit manuell starten.

Sprachen

Das Bexio-Modul ist vollständig in vier Sprachen verfügbar: Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Die Sprache wird für jedes Benutzerkonto separat festgelegt. Du findest die Einstellung unter Konto → Ihr Profil → Sprache. Nach dem Speichern wird die Benutzeroberfläche unmittelbar in der gewählten Sprache angezeigt.

Gut zu wissen

Bexio führt die Kundendaten

Bexio ist das führende System für Kundendaten. Deshalb können Kunden nicht unabhängig von Bexio bearbeitet werden.

Ist Bexio vorübergehend nicht erreichbar, lassen sich während dieser Zeit keine Kundenänderungen speichern. Damit wird bewusst verhindert, dass zwei unterschiedliche Datenstände entstehen und später aufwendig zusammengeführt werden müssen.

Löschen entfernt nur die Verknüpfung

Wird ein Kunde entfernt, bleiben die mit ihm verbundenen Projekte, Aufgaben, Zeiterfassungen und Anlagen erhalten. Sie verlieren lediglich ihre Zuordnung zum Kundendatensatz.

Bereits geleistete und dokumentierte Arbeit geht dadurch nicht verloren.

Bankverbindungen bleiben in Bexio

Bankverbindungen werden vom Modul weder gelesen noch bearbeitet. Für ihre Verwaltung bleibt das Bexio-Webportal der richtige Ort.

Kommst Du damit nicht weiter? Support

Gut zu wissen

Häufige Fragen

Alles, was Du vor dem Kauf über unsere Module, Lizenzen, Updates und den Support wissen solltest.

Warum wird bei meinem gekauften FreeScout-Modul ein Ablaufdatum angezeigt?

Mit Deinem Kauf erhältst Du das Modul sowie zwölf Monate Support, Sicherheitsupdates und neue Funktionen. Das angezeigte Ablaufdatum bezieht sich auf diese enthaltenen Leistungen – nicht auf die grundsätzliche Nutzung des Moduls.

Was passiert, wenn meine Lizenz abläuft?

Dein bereits installiertes Modul läuft weiter. Nach Ablauf der Lizenz erhältst Du jedoch keine neuen Sicherheits- und Funktionsupdates mehr und kannst den enthaltenen Support nicht mehr nutzen.

Du entscheidest selbst, ob Du die Lizenz verlängern oder das Modul ohne weitere Updates auf eigene Verantwortung weiterverwenden möchtest.

Andere Anbieter versprechen lebenslange Updates. Warum ihr nicht?

Technologien, Sicherheitsanforderungen und Abhängigkeiten verändern sich laufend. Was heute zuverlässig funktioniert, kann morgen veraltet sein oder nicht mehr unterstützt werden. Gute Software benötigt deshalb kontinuierliche Pflege, Tests und Weiterentwicklung.

Statt Dich an ein dauerhaftes Abonnement zu binden, lassen wir Dir die Wahl: Du kannst Deine Lizenz verlängern oder das installierte Modul ohne weitere Updates auf eigene Verantwortung weiterverwenden.

Brauche ich euer LaStore-Modul?

Nein, aber das LaStore-Modul verbindet Deine FreeScout-Installation mit Deinen gekauften Modulen und bietet Dir mehrere Vorteile:

  • Installation mit einem Klick
  • automatische Erkennung verfügbarer Updates
  • einfache Aktualisierung direkt in FreeScout
  • Prüfung der Paketsignatur
  • Schutz vor unbemerkt veränderten oder manipulierten Modulpaketen

Unsere Module nutzen nicht den normalen Updateprozess, da er nicht sicher ist. Das LaStore-Modul prüft jedes unserer Module vor dem Update. Einem Angreifer ist es so nicht möglich, gefälschte und gefährliche Updates auszuliefern. Ohne dieses Modul liegt die Prüfung bei Dir und es ist ein manueller Prozess.

ohne LaStoremit LaStore, Autopilot ausmit LaStore, Autopilot ein
erfährt von neuen Fassungenneinja, täglichja, täglich
installiertvon Hand aus dem Portalauf Knopfdrucküber Nacht, ohne Zutun
geprüftvon Dir per shasum -a 256jaja
Bekomme ich wirklich den vollständigen Quellcode?

Ja. Unsere Module werden unter der AGPL-3.0-Lizenz bereitgestellt. Das ausgelieferte Modul enthält den vollständigen Quellcode, den Du einsehen und im Rahmen der Lizenzbedingungen anpassen kannst.

Auf wie vielen FreeScout-Installationen darf ich das Modul verwenden?

Eine Lizenz gilt für eine aktive FreeScout-Installation. Zusätzlich sind zwei kostenlose Serverumzüge enthalten.

Wird ein alter Server nicht mehr verwendet, gibt das System die zugehörige Aktivierung nach 90 Tagen automatisch frei. So wird eine nicht mehr erreichbare oder bereits gelöschte Installation nicht dauerhaft auf Deine Lizenz angerechnet.

Kann ich ein gekauftes Modul zurückgeben?

Du hast ein 14-tägiges Rückgaberecht. Dieses erlischt, sobald Du das Modul aktivierst – nicht bereits mit der Zustellung des Lizenzschlüssels.

Aktiviere das Modul deshalb erst, wenn Du Dich endgültig für die Nutzung entschieden hast. Für Verbraucher im EWR gelten ergänzend die gesetzlichen Bestimmungen zum Widerrufsrecht bei digitalen Inhalten.

Wer stellt mir die Rechnung aus?

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Paddle. Paddle tritt als Merchant of Record und damit als Verkäuferin auf. Deshalb erscheint Paddle als Rechnungsaussteller und möglicherweise auch als Zahlungsempfänger auf Deiner Kreditkarten- oder Kontoabrechnung.

Benötigt ein Modul weitere FreeScout-Module?

Das hängt vom jeweiligen Produkt ab. Einige Module funktionieren vollständig eigenständig und bieten zusätzliche Funktionen, wenn weitere Module vorhanden sind. Andere besitzen feste Abhängigkeiten.

Der Terminfinder benötigt beispielsweise zwingend das Calendar-Modul, da die verfügbaren Termine anhand der dort geführten Kalender berechnet werden.

Erforderliche und optionale Abhängigkeiten findest Du jeweils in der Produktbeschreibung.

Was kann ich tun, wenn etwas nicht funktioniert?

Wir prüfen unsere Module sorgfältig. Trotzdem kann es vorkommen, dass eine Funktion in einer bestimmten Umgebung nicht wie erwartet arbeitet.

Zu jedem Modul erhältst Du eine ausführliche Anleitung. Falls Du damit nicht weiterkommst, kannst Du ein Support-Ticket erstellen. Beschreibe darin kurz das Problem und die bereits durchgeführten Schritte – wir helfen Dir gerne weiter.

Weltweit sicher bezahlenDeine Zahlung wird sicher über Paddle abgewickelt. Du kannst weltweit und bequem in Deiner eigenen Währung bezahlen – inklusive ordnungsgemässer Rechnungsstellung.
Offen, prüfbar und anpassbarDank AGPL-3.0 erhältst Du den vollständigen Quellcode. Du kannst die Software prüfen, selbst anpassen und unabhängig weiterbetreiben.
Zwei Serverumzüge inklusiveDeine FreeScout-Installation zieht um? Du kannst Deine Lizenz bis zu zweimal kostenlos auf einen neuen Server übertragen und das Modul dort weiterverwenden.
Installieren und automatisch aktuell bleibenMit unserem LaStore-Modul für FreeScout installierst Du gekaufte Module bequem mit einem Klick. Verfügbare Updates werden automatisch geprüft und installiert.

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Beim Abspielen wird eine Verbindung zu YouTube aufgebaut.

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