Modulo Bexio · Guida utente
Clienti, articoli e fatture fra FreeScout e Bexio
Il modulo Bexio collega FreeScout direttamente al conto Bexio della vostra azienda. Clienti e articoli sono così disponibili in FreeScout. Le modifiche che apportate in FreeScout vengono trasmesse a Bexio. Non nasce alcuna copia separata che con il tempo potrebbe discostarsi dai dati attuali.
L’idea di fondo è semplice: non dovete passare continuamente da un programma all’altro per vedere, accanto a un ticket, chi è il cliente, quali prestazioni sono state concordate e che cosa si può fatturare.
Predisporre il collegamento
Il collegamento viene predisposto una sola volta da un’amministratrice o da un amministratore e richiede di norma circa cinque minuti. Finché non è stato stabilito, in FreeScout non è visibile alcun cliente né articolo da Bexio.
developer.bexio.com. Come indirizzo di reindirizzamento usate esattamente quello che FreeScout mostra sotto Gestione → Bexio → Impostazioni.Gestione → Bexio → Impostazioni e salvateli. Vengono memorizzati cifrati.Collega vi porta a Bexio. Lì confermate che FreeScout può accedere al conto Bexio. Dopodiché la pagina delle impostazioni riporta il nome della vostra azienda sotto «Collegato come».Sincronizza ora.La pagina di collegamento resta anche in seguito il primo posto dove guardare in caso di problemi. Vi trovate lo stato del collegamento e il messaggio d’errore esatto dell’ultima sincronizzazione fallita.
Clienti
Tutti i clienti registrati in Bexio — aziende e privati — si trovano in FreeScout sotto Clienti.
Potete passare da una vista tabellare compatta a una vista a schede. L’elenco si filtra per azienda o persona, per categoria e per stato di sincronizzazione. La ricerca considera nomi, numeri cliente e indirizzi e-mail.
Tramite il menu a tre punti decidete voi stessi quali colonne mostrare. FreeScout ricorda questa scelta per il vostro account utente.
Un clic su una voce apre la scheda cliente con le sezioni Panoramica, contatti collegati e indirizzi aggiuntivi.
Le modifiche vanno direttamente a Bexio
In modalità di modifica avete a disposizione gli stessi campi cliente centrali del portale web Bexio.
Al salvataggio la procedura segue un ordine chiaro:
- FreeScout trasmette la modifica a Bexio.
- Bexio la verifica e la conferma.
- Solo allora FreeScout acquisisce i nuovi valori.
Se la trasmissione fallisce, i dati precedenti restano e ricevete un messaggio d’errore concreto. Non va perso nulla e potete salvare di nuovo la modifica.
Anche i nuovi clienti vengono creati direttamente in Bexio. Uno stadio intermedio puramente locale per i clienti non esiste di proposito. Così si evita che schede cliente esistano solo in FreeScout e che nascano due insiemi di dati diversi.
Indirizzi aggiuntivi
Nella sezione degli indirizzi aggiuntivi potete registrare quanti indirizzi di consegna, di fatturazione o di contatto volete — come consente il portale web Bexio.
Sono obbligatori il nome del destinatario, la via, il codice postale, la località e il paese. I paesi provengono dall’elenco messo a disposizione da Bexio. Le altre indicazioni, fra cui una denominazione interna, sono facoltative.
Contatti collegati
Con i contatti collegati rappresentate le relazioni fra schede cliente, per esempio una persona di riferimento all’interno di un’azienda oppure due società collegate fra loro.
Potete selezionare un cliente Bexio esistente e indicare il tipo di relazione. In alternativa create direttamente un nuovo cliente e lo collegate nello stesso passaggio.
La relazione compare su entrambe le schede cliente e può essere aperta da una come dall’altra.
La cronologia cliente comune
Sulla scheda cliente trovate una linea temporale comune con tutte le attività collegate. Ne fanno parte:
- i progetti
- i compiti
- le registrazioni orarie
- le risorse
- le conversazioni
- le voci dello Scratchpad
La cronologia cliente risponde così a colpo d’occhio alla domanda: «Che cosa abbiamo fatto finora con questo cliente?»
Articoli
Il catalogo di merci e prestazioni ripreso da Bexio si trova sotto Articoli. Contiene merci e servizi con i relativi prezzi, aliquote d’imposta e unità.
A differenza di un cliente, un articolo può inizialmente esistere soltanto in locale in FreeScout. Se al salvataggio disattivate la sincronizzazione, l’articolo non viene ancora trasmesso a Bexio. Lo stato di sincronizzazione indica in tal caso «non sincronizzato».
Con Sync to Bexio potete creare in seguito, in qualsiasi momento, un articolo corrispondente in Bexio. È utile, per esempio, se volete prima provare o preparare un articolo senza renderlo subito disponibile in contabilità.
Gruppi, unità e aliquote d’imposta
Sotto Gestione → Bexio → Impostazioni articoli trovate gli elementi di base del catalogo articoli.
| Elemento | Provenienza |
|---|---|
| Gruppi | sono gestiti localmente in FreeScout e servono all’organizzazione interna |
| Unità | sono sincronizzate con Bexio, per esempio pezzo, ora, chilometro, anno, mese o forfait |
| Aliquote d’imposta | sono sincronizzate con Bexio, periodo di validità compreso |
Un’aliquota scaduta non viene cancellata. Con Chiudi riceve invece una data di fine. Le fatture più vecchie restano così ricostruibili con l’aliquota allora in vigore.
Creare conteggi
Sotto Finanze viene raccolto il lavoro documentato in progetti, compiti e registrazioni orarie. Da lì potete preparare un conteggio e trasmettere poi una vera fattura a Bexio.
Avete diverse possibilità:
- I progetti e i compiti conclusi si fatturano per intero o in parte.
- Le registrazioni orarie aperte dello stesso cliente possono essere riunite in un conteggio cumulativo.
- L’elenco dei conteggi mostra tutti i conteggi precedenti e il loro stato attuale.
Un nuovo conteggio inizia sempre come bozza. Potete verificare, integrare e modificare le posizioni. Solo con Invia a Bexio diventa una fattura in Bexio.
I successivi cambi di stato — per esempio pagata o annullata — vengono ripresi da Bexio.
La sincronizzazione automatica
Clienti e articoli vengono sincronizzati in background ogni cinque minuti. Per questo non occorre che qualcuno sia connesso a FreeScout.
A ogni passaggio vengono recuperate le modifiche da Bexio e trasmesse a Bexio le modifiche locali.
Se una sincronizzazione fallisce, resta l’ultimo stato sincronizzato correttamente. Il messaggio d’errore compare sulla pagina di collegamento e il passaggio automatico successivo ritenta la trasmissione.
Con Sincronizza ora potete avviare la sincronizzazione manualmente in qualsiasi momento.
Lingue
Il modulo Bexio è disponibile integralmente in quattro lingue: tedesco, francese, italiano e inglese.
La lingua si imposta separatamente per ogni account utente. Trovate l’impostazione sotto Account → Il tuo profilo → Lingua. Dopo il salvataggio l’interfaccia viene mostrata subito nella lingua scelta.
Buono a sapersi
Bexio detiene i dati dei clienti
Bexio è il sistema di riferimento per i dati dei clienti. I clienti non possono quindi essere modificati indipendentemente da Bexio.
Se Bexio è momentaneamente irraggiungibile, durante quel periodo non è possibile salvare modifiche ai clienti. Si evita così di proposito che nascano due stati di dati diversi da riunire in seguito con grande fatica.
Cancellare rimuove soltanto il collegamento
Quando un cliente viene rimosso, i progetti, i compiti, le registrazioni orarie e le risorse a lui collegati restano. Perdono soltanto l’assegnazione alla scheda cliente.
Il lavoro già svolto e documentato non va quindi perduto.
Le coordinate bancarie restano in Bexio
Le coordinate bancarie non vengono né lette né modificate dal modulo. Per gestirle il portale web Bexio resta il posto giusto.
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