Module Abonnements · Guide de l’utilisateur

Créer des abonnements pour les clients Bexio et les facturer périodiquement

Le module Abonnements gère les contrats récurrents de vos clients Bexio et les facture automatiquement : contrats de maintenance, licences, forfaits de support — tout ce qui produit la même facture selon un rythme fixe.

Il s’appuie sur le module Bexio : articles et contacts viennent de là. Et il ne parle délibérément pas lui-même à Bexio — nous y venons.

Créer un abonnement

Vous trouvez la liste sous Abonnements dans la navigation ; les réglages du module se trouvent sous Gérer → Bexio → Abonnements.

Un contrat exige un titre, un client Bexio, une date de début, un rythme — mensuel, trimestriel ou annuel — et au moins une position.

Une position est un article du module Bexio, avec quantité et prix. Un point important : la position est un instantané, pas une référence vivante. Si l’article change dans Bexio, le contrat ne change pas avec lui. Un contrat dont les prix bougent dans votre dos ne serait pas un contrat.

Vous définissez aussi qui est responsable. C’est la responsabilité, pas l’auteur — qui a créé le contrat reste à côté dans l’historique.

Comment les périodes sont calculées

Deux règles, dont tout le reste découle :

• Chaque début de période est calculé depuis le début du contrat, jamais depuis la période précédente. Sinon chaque erreur d’arrondi de fin de mois s’accumule, et après deux ans plus aucune date n’est juste.
• La fin de période est le début de la période suivante moins un jour et n’est jamais déterminée pour elle-même. Les périodes sont ainsi, par construction, sans lacune et sans chevauchement.

En fin de mois, cela donne ceci. Début de contrat le 31 janvier, mensuel :

Le jour d’ancrage n’est donc pas perdu simplement parce qu’un mois est plus court. C’est exactement ce qui se serait passé en comptant de période en période.

Facturation au prorata

Deux cas exigent une période partielle, et tous deux se calculent de la même façon :

Le dénominateur est toujours la longueur nominale de la période, pas la longueur raccourcie. Un abonnement annuel qui s’achève après 90 jours coûte au prorata 90 jours sur 365 — pas 90 sur 90. Sinon, résilier serait gratuit.

Le calcul se fait en jours calendaires réels, pas en 30/360. Ainsi les périodes partielles s’additionnent exactement à une période complète, même dans une année bissextile.

Pour certaines positions, le calcul au prorata peut être désactivé et réglé sur « toujours complet » — pour des prestations que votre propre fournisseur vous facture aussi en entier.

Le texte de facture

Chaque position a un texte de facture sur plusieurs lignes, et ce texte est un modèle : les {variables} sont remplacées par les valeurs de la période concrète lors de la facturation. La facture indique donc « Maintenance 01.01.2027 – 31.03.2027 » et non la même phrase creuse chaque trimestre.

Un aperçu vous montre ce que cela donne avant de facturer. Et l’ordre des positions se règle en les tirant — c’est l’ordre sur la facture.

La liste d’ensemble

La recherche porte sur le titre, le client Bexio avec son numéro et, s’il est renseigné, le client FreeScout. S’y ajoute un filtre par état.

Les colonnes que vous voulez voir se règlent dans le menu à trois points ; le choix est retenu pour vous. Sont disponibles client, responsabilité, début, rythme, période suivante, date de facturation, préavis, montant, positions et état.

Le montant est le montant net de la période suivante — le chiffre que vous voulez connaître en regardant la liste.

Facturer

C’est ici que se trouve la décision la plus importante du module : il n’envoie rien lui-même à Bexio. Un passage de facturation crée une facturation dans le module Activités avec l’état « ouverte ». C’est là qu’elle est poussée vers Bexio, avec le bouton existant Envoyer à Bexio.

Il n’y a ainsi qu’un seul chemin vers Bexio — celui du module Bexio — et exactement un endroit où un humain valide. Un module qui adresserait de vraies factures à un client sans surveillance est une mauvaise idée, aussi bien calcule-t-il.

Trois choses déclenchent un passage :

• Le passage quotidien à 06:00 facture ce qui est dû.
• Le bouton Facturer maintenant sur l’abonnement facture la prochaine période ouverte, même avant son échéance.
• Un changement de position dans une période déjà facturée émet aussitôt la correction comme facturation distincte.

Un contrat en retard de plusieurs périodes en rattrape une par passage. C’est délibéré : sinon apparaîtrait d’un coup un flot de facturations que plus personne ne peut vérifier.

Quand un passage échoue

Un passage échoué se signale par une cloche propre dans la navigation, visible seulement pour les administratrices et seulement quand quelque chose attend.

Seul ce qui échoue sans surveillance déclenche une notification :

Tant qu’un avis non lu concernant la même période attend, aucun second n’est créé. Sans ce dédoublonnage, un contrat qui échoue durablement allongerait la cloche chaque jour, et on l’ignorerait bientôt.

Une fois la facturation réussie, les anciens avertissements de ce contrat sont retirés.

Bon à savoir

Résilié ne veut pas dire terminé

Un contrat résilié court jusqu’à la fin de sa durée et est facturé jusque-là — la dernière période au prorata s’il y a lieu. « Résilié » est une annonce, pas un interrupteur.

La date de début est verrouillée après la première facturation

Elle ne peut plus être déplacée ensuite. Toutes les limites de période en découlent ; un changement ultérieur remettrait en question chaque facture déjà émise.

Le taux de TVA vient de l’article

Il est résolu depuis l’article du module Bexio au moment de facturer et n’est pas déposé sur le contrat. Ainsi s’applique toujours le taux juste au moment de la facturation.

Les modules Bexio et Activités sont nécessaires

Articles et contacts viennent du module Bexio, et les facturations créées vivent dans le module Activités. Sans ces deux-là, le module Abonnements ne peut pas travailler.

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