Module Activités · Guide de l’utilisateur
Projets, tâches et saisie du temps au même endroit
Le module Activités représente le travail quotidien : projets avec budget, tâches avec état et priorité, et la saisie personnelle du temps sur des tickets, des tâches ou des projets.
L’intérêt se trouve au bout de la chaîne : le temps saisi peut être transmis comme facturation sans être recopié quelque part. Ce que quelqu’un a fait est saisi là où cela s’est produit.
Projets
Sous Projets dans la navigation. Chaque projet a un client, un budget, une équipe et un état — actif, en pause ou terminé.
Séparer positions et dépenses n’est pas une formalité : les prestations sont ce que vous vendez, les débours ce que vous refacturez. Sur la facture, elles figurent séparément, et dans une analyse elles ne doivent pas être mélangées.
Tâches
Sous Tâches se trouve un aperçu dense avec état, priorité, échéance et personne responsable. Trois états : ouvert, en cours, terminé.
Une tâche peut être rattachée à un projet et à une catégorie librement nommée, avec sa propre couleur. Les commentaires et un historique consignent l’avancement directement sur la tâche — pas dans un courriel que plus personne ne retrouve.
Chronologie
Chaque projet a sa Chronologie : chaque tâche une barre, chaque jalon un losange. Les barres se déplacent et s'étirent par les bords, les jalons aussi — ce que vous déplacez est aussitôt inscrit dans la tâche.
La charge compte les jours de travail de la personne, pas cinq jours pour tout le monde. Qui travaille le lundi et le mardi est pleinement occupé à seize heures par semaine, pas à quarante pour cent. Les rendez-vous du module Agenda comptent également, s'il est installé : tout le temps ne va pas dans les projets.
Ce qui part sur la feuille
Avant l'impression, vous choisissez l'extrait — une plage de dates, tout à partir d'un jalon, ou une portion de la colonne des noms. Puis l'échelle (jours, semaines, mois), le papier (A4 ou A3, portrait ou paysage) et ce qui colore les barres : état, personne responsable, catégorie ou étiquette.
Pour une imprimante noir et blanc, il y a des motifs au lieu des aplats. On en distingue cinq ; au-delà, mieux vaut lire la colonne des noms.
Saisir du temps
Vous saisissez le temps sur un ticket, une tâche ou un projet : avec heure de début et de fin, comme simple nombre d’heures, ou avec un chronomètre en cours directement sur le ticket.
Saisir le temps dans la barre latérale du ticket le démarre ; l’arrêt en fait une entrée.Le chronomètre sur le ticket est le chemin utilisé au quotidien. Tout le reste se rattrape après coup, et ce qui se rattrape est estimé.
Fichiers et pièces jointes
Les fichiers se trouvent sur le projet sous Fichiers et sur chaque tâche. Les deux endroits montrent la même chose : en haut une barre avec le choix liste ou vignettes, et à côté la zone où déposer les fichiers.
En vignettes, chaque fichier reçoit un aperçu — photos et images, et pour un PDF la première page. Ce qui ne peut pas être représenté affiche son abréviation : STL en dit plus qu'une feuille de papier identique pour tous les types.
Le choix entre liste et vignettes est le vôtre, pas celui de tout le monde : il reste dans votre navigateur et vaut aussi bien sur le projet que sur la tâche.
Aperçu et rapports
L’aperçu hebdomadaire personnel montre le temps saisi par jour, avec le temps de travail théorique et le solde courant des heures en plus ou en moins.
Les rapports hebdomadaire, mensuel et annuel résument les mêmes données sous forme imprimable — pour les ressources humaines, pour le client, ou pour une clôture.
Ce que montre un rapport
Au-dessus du tableau figure une synthèse : heures en plus ou en moins, temps de travail, jours travaillés, jours d’absence par type et jours fériés. Sur les feuilles hebdomadaire et mensuelle, le cumul annuel s’affiche sous le solde de la période — « comment s’est passée cette semaine » est rarement la dernière question.
Si le module de ressources humaines est installé, le solde de vacances et l’horaire hebdomadaire s’y ajoutent. Sans ce module, ces tuiles manquent et rien d’autre.
Chaque chiffre porte son unité : dans le tableau en en-tête de colonne, sur les tuiles à côté de la valeur. 08:12 signifie huit heures et douze minutes, et non 8,12 heures.
Chaque rapport tient sur une page A4, lignes de signature comprises — y compris le mois et ses trente et une lignes.
Régler l’en-tête
Sous Gérer → Activités → Rapports, vous définissez le logo, la raison sociale, l’adresse et la couleur d’accent. Si un logo est présent, il remplace la raison sociale, qui passe alors au-dessus de l’adresse.
Sans indication de votre part, le rapport reprend la raison sociale que FreeScout connaît déjà. Rien n’est donc à régler pour obtenir une feuille utilisable.
Approbation du temps
Si la fonction est activée, vous soumettez une semaine à l’approbation d’un clic. Les entrées de cette semaine sont ensuite verrouillées jusqu’à ce qu’une personne supérieure les approuve ou les refuse.
Le verrouillage est l’essentiel : une semaine soumise qui peut encore être modifiée n’est pas une semaine soumise.
Lier des produits
Des articles du module Bexio peuvent être rattachés aux tickets, tâches et projets comme lignes de prestation. Ils apparaissent plus tard directement comme positions lors de la facturation sous Finances — vous n’avez pas à les rassembler une seconde fois.
Bon à savoir
Le temps facturé est figé
Une entrée de temps déjà comprise dans une facturation ne peut plus être modifiée. Pour la corriger, il faut d’abord la retirer de la facturation. C’est délibéré : un chiffre figurant sur une facture partie ne doit pas bouger rétroactivement.
Un projet, une attribution de client
Toutes les tâches d’un projet reprennent son client. Si le client du projet change, cela ne s’applique pas rétroactivement au temps déjà saisi — celui-ci reste chez le client de l’époque, ce qui est juste pour l’analyse.
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