Modulo Attività · Guida utente
Progetti, compiti e rilevamento dei tempi in un unico posto
Il modulo Attività rappresenta il lavoro quotidiano: progetti con budget, compiti con stato e priorità, e il rilevamento personale dei tempi su ticket, compiti o progetti.
Il senso sta in fondo alla catena: il tempo registrato può essere trasmesso come fatturazione senza essere ricopiato da qualche parte. Ciò che qualcuno ha fatto viene registrato dove è nato.
Progetti
Sotto Progetti nella navigazione. Ogni progetto ha un cliente, un budget, una squadra e uno stato — attivo, in pausa o concluso.
Tenere distinte voci e spese non è una formalità: le prestazioni sono ciò che vendete, gli esborsi ciò che riaddebitate. In fattura compaiono separati, e in un’analisi non vanno mescolati.
Compiti
Sotto Attività si trova una panoramica densa con stato, priorità, scadenza e persona responsabile. Tre stati: aperto, in lavorazione, concluso.
Un compito può essere assegnato a un progetto e a una categoria denominata liberamente, con un colore proprio. Commenti e una cronologia documentano l’avanzamento direttamente sul compito — non in una e-mail che nessuno ritrova più.
Cronologia
Ogni progetto ha la sua Cronologia: ogni attività una barra, ogni traguardo un rombo. Le barre si spostano e si allungano dai bordi, i traguardi pure — quello che spostate finisce subito nell'attività.
Il carico calcola i giorni lavorativi della persona, non cinque giorni per tutti. Chi lavora il lunedì e il martedì è al completo con sedici ore alla settimana, non al quaranta per cento. Contano anche gli appuntamenti del modulo Calendario, se installato: non tutto il tempo finisce nei progetti.
Cosa finisce sul foglio
Prima di stampare scegliete la porzione — un intervallo di date, tutto a partire da un traguardo, oppure un tratto della colonna dei nomi. Poi la scala (giorni, settimane, mesi), la carta (A4 o A3, verticale o orizzontale) e in base a cosa colorare le barre: stato, persona responsabile, categoria o etichetta.
Per una stampante in bianco e nero ci sono motivi al posto dei pieni. Se ne distinguono cinque; con più colori conviene leggere la colonna dei nomi.
Registrare i tempi
Il tempo si registra su un ticket, un compito o un progetto: con ora d’inizio e di fine, come semplice numero di ore, oppure con un contatore in corso direttamente sul ticket.
Registra tempo nella barra laterale del ticket lo avvia; fermandolo ne nasce una voce.Il contatore sul ticket è la via usata nel quotidiano. Tutto il resto viene aggiunto dopo, e ciò che si aggiunge dopo è stimato.
File e allegati
I file stanno sul progetto sotto File e su ogni singola attività. I due punti mostrano la stessa cosa: in alto una barra con il selettore elenco o riquadri, e accanto l'area in cui trascinarli.
Nella vista a riquadri ogni file riceve un'anteprima — foto e immagini, e per un PDF la prima pagina. Ciò che non si può raffigurare mostra la sua sigla: STL dice più di un foglio di carta uguale per ogni tipo.
La scelta fra elenco e riquadri è vostra, non di tutti: resta nel vostro browser e vale sul progetto come sull'attività.
Panoramica e rapporti
La panoramica settimanale personale mostra il tempo registrato per giorno, con l’orario di lavoro previsto e il saldo corrente di ore in più o in meno.
I rapporti settimanale, mensile e annuale riassumono gli stessi dati in forma stampabile — per il personale, per il cliente o per una chiusura.
Che cosa riporta un rapporto
Sopra la tabella compare una sintesi: ore in più o in meno, tempo di lavoro, giorni lavorati, giorni di assenza per tipo e giorni festivi. Sui fogli settimanale e mensile, sotto il saldo del periodo compare anche il saldo annuo — «com’è andata questa settimana» è raramente l’ultima domanda.
Se è installato il modulo del personale, si aggiungono il saldo ferie e l’orario settimanale. Senza quel modulo mancano esattamente quelle caselle e nient’altro.
Ogni numero porta con sé la sua unità: nella tabella nell’intestazione di colonna, sulle caselle accanto al valore. 08:12 sono otto ore e dodici minuti, non 8,12 ore.
Ogni rapporto sta su una pagina A4, righe di firma comprese — anche il mese con le sue trentuno righe.
Impostare la carta intestata
In Gestisci → Attività → Rapporti impostate logo, ragione sociale, indirizzo e colore d’accento. Se è presente un logo, prende il posto della ragione sociale, che passa sopra l’indirizzo.
Senza vostre indicazioni il rapporto riprende la ragione sociale che FreeScout già conosce. Non serve quindi impostare nulla per ottenere un foglio utilizzabile.
Approvazione dei tempi
Se la funzione è attiva, inoltrate una settimana per l’approvazione con un clic. Le voci di quella settimana sono poi bloccate finché una persona superiore non le approva o le respinge.
Il blocco è il punto: una settimana inoltrata che si può ancora modificare non è una settimana inoltrata.
Collegare prodotti
Articoli dal modulo Bexio si possono agganciare a ticket, compiti e progetti come voci di prestazione. Compaiono più tardi direttamente come voci nella fatturazione sotto Finanze — non dovete raccoglierli una seconda volta.
Buono a sapersi
Il tempo fatturato è fisso
Una registrazione oraria già compresa in una fatturazione non si può più modificare. Per correggerla va prima rimossa dalla fatturazione. È voluto: un numero che sta su una fattura spedita non deve muoversi retroattivamente.
Un progetto, un’attribuzione al cliente
Tutti i compiti di un progetto assumono il suo cliente. Se il cliente del progetto cambia, questo non vale retroattivamente per il tempo già registrato — quello resta presso il cliente di allora, che è corretto per l’analisi.
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