Modulo Cassaforte · Guida utente
Conservare le password al sicuro e condividerle con criterio
La cassaforte è un gestore di password che vive dentro il vostro FreeScout. La differenza decisiva rispetto a una nota o a un foglio di calcolo: tutto viene cifrato già nel vostro browser prima di raggiungere il server, e solo lì viene decifrato di nuovo. Sul server si trovano dati illeggibili.
Questo vale anche per noi e per la vostra amministratrice. Nessuno con accesso al server o alla banca dati può leggere le vostre voci. È proprio questo il senso — e ha un rovescio che dovete conoscere: non esiste nessuno che possa reimpostare una password principale dimenticata. Da qui la sezione seguente.
Predisporre la cassaforte
Quando aprite Cassaforte nella navigazione per la prima volta, stabilite una password principale. Da questa password il vostro browser ricava la chiave con cui vengono cifrate le vostre voci. La password principale stessa non lascia mai il browser e non viene memorizzata da nessuna parte.
Tre cose, in questo unico passo, decidono se fra due anni potrete ancora accedere ai vostri dati:
Prendetevi davvero quei cinque minuti. Un gestore di password senza via di scampo è comodo esattamente fino al giorno in cui serve.
Creare e ordinare le voci
Le voci si conservano in cartelle, come per i file. Ogni voce riceve inoltre uno dei tredici tipi — il tipo determina quali campi vi vengono mostrati:
Il tipo non è fine a se stesso. Per una chiave SSH volete campi per utente, host e passphrase; per una carta di credito numero, scadenza e codice di verifica. Un unico campo «password» per tutto fa sì che metà delle indicazioni finisca nella nota, dove nessuno le ritrova.
Farsi generare le password
Una voce di tipo credenziale dispone di un generatore. Impostate lunghezza e insieme di caratteri, e produce una password casuale.
I numeri casuali provengono dalla funzione crittografica del vostro browser, non da una formula fatta in casa. È la differenza fra una password che sembra casuale e una che lo è.
Password monouso, nella cassaforte stessa
Una voce di tipo credenziale può contenere in aggiunta un seed TOTP — il valore che un sito vi mostra come codice QR o come stringa quando attivate l’accesso a due fattori.
La cassaforte mostra poi in tempo reale il codice a sei cifre valido, con un proprio pulsante di copia. Funziona come un’app di autenticazione, ma si trova nello stesso posto della password a cui appartiene.
Cronologia e cestino
Ogni modifica a una voce deposita automaticamente una nuova versione nella sua cronologia. Potete tornare a una precedente in qualsiasi momento — utile quando una password è stata cambiata ma quella vecchia serve ancora da qualche parte.
Le voci cancellate finiscono prima nel cestino e da lì sono ripristinabili. Solo il secondo passo le rimuove definitivamente.
Casseforti condivise
Oltre alla vostra cassaforte personale potete crearne di condivise — una per cliente, per esempio, o una per gli accessi ai server che serve a tutta la squadra. I membri li aggiungete deliberatamente, ciascuno con uno dei tre ruoli:
| Ruolo | Cosa consente |
|---|---|
| Proprietario | accesso completo, e gestione dei membri |
| Può modificare | creare, modificare e cancellare voci |
| Può consultare | sola lettura |
La cifratura resta in vigore: la chiave di una cassaforte condivisa viene impacchettata singolarmente per ogni membro. Anche qui il server non vede alcun contenuto, soltanto chi è membro.
Consegnare una voce all’esterno
A volte un accesso deve raggiungere una persona che non ha FreeScout — una cliente, un tecnico esterno. Per questo esiste il link di condivisione, per una sola voce.
Il link è protetto da un PIN separato a sei cifre e scade dopo un termine che scegliete voi. Comunicate il PIN attraverso un canale diverso dal link stesso — il link per e-mail, il PIN per telefono o SMS. Se entrambi stanno nello stesso messaggio, il PIN non protegge più nulla: chi legge il messaggio ha entrambi.
Stampare il kit d’emergenza
Sulla pagina con la chiave di recupero potete generare un kit d’emergenza pronto da stampare. La carta è una scelta voluta: una chiave di recupero salvata come file sullo stesso computer del browser non aiuta quando è quel computer il problema.
Conservatelo dove conservate i contratti o i documenti d’identità.
Buono a sapersi
Ricaricare la pagina blocca la cassaforte
La chiave di decifratura si trova soltanto nella memoria del vostro browser, mai su disco. Per questo dovete inserire di nuovo la password principale dopo ogni ricaricamento. Non è una trascuratezza: è esattamente il motivo per cui un computer rubato non consegna le vostre password.
Un membro rimosso non perde subito l’accesso
Se togliete qualcuno da una cassaforte condivisa, il suo accesso già memorizzato nel browser resta fino alla successiva rotazione della chiave. La rotazione è un passo che avviate voi.
In caso di uscita dall’azienda, o per una cassaforte delicata, eseguitela consapevolmente — e non date per scontato che rimuovere il membro basti.
Una password principale dimenticata è definitiva
Senza la password principale e senza la chiave di recupero le voci non si aprono più. Non esiste una porta di servizio, non esiste un accesso da amministratore e non esiste una via attraverso di noi. È il prezzo del fatto che nemmeno nessun altro possa leggere.
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