Module Signatures · Guide de l’utilisateur
Des signatures de courriel uniformes pour toute l’équipe
Le module Signatures donne à tous les courriels partant de FreeScout la même signature — conçue une fois par l’administration, remplie automatiquement pour chaque personne avec ses propres indications. Plus personne ne bricole la sienne, et personne n’oublie le numéro de téléphone.
Il fonctionne seul et n’a besoin d’aucun autre module.
La répartition
Deux endroits, et cette séparation est le cœur de l’affaire :
Gérer → SignaturesL’administration conçoit l’apparence : disposition, blocs affichés, couleurs et police. Vaut pour tout le monde.Votre profil → SignatureChaque personne ne complète que ses propres indications — celles que le modèle ne tire pas déjà du profil FreeScout.Ainsi l’apparence reste uniforme sans que quiconque doive entretenir noms et numéros de façon centralisée.
Concevoir un modèle
Vous pouvez créer plusieurs modèles, mais exactement un est actif — c’est la signature de l’entreprise. Les autres sont des brouillons avec lesquels essayer des choses, sans toucher à ce qui est en service.
À décider :
- la disposition — huit mises en page au choix : photo à gauche avec filet, photo à droite, photo à gauche avec soulignement, logo au lieu de la photo, empilée et centrée, compacte sur une ligne, photo à gauche avec barre d’accent, photo dans le coin avec logo
- quels blocs apparaissent : adresse de l’entreprise, logo, photo du collaborateur, profils de l’entreprise, profils personnels
- le style : couleur d’accent, couleur du texte, police, taille et soulignement des liens
L’aperçu se redessine à chaque modification — couleur, disposition, police. Pas besoin d’enregistrer d’abord pour voir le résultat.
Ce que chaque personne saisit elle-même
Sous Votre profil → Signature, chaque personne ne complète que ce que le modèle ne connaît pas déjà : un numéro de mobile ou direct et ses profils personnels. Éventuellement une photo propre ; sans elle, la photo du profil FreeScout est utilisée.
Nom, courriel, téléphone et fonction viennent du profil FreeScout et ne sont volontairement pas tenus une seconde fois ici. Deux endroits pour le même numéro de téléphone, c’est l’assurance qu’un des deux sera un jour l’ancien.
Une administratrice peut aussi remplir ces indications pour d’autres — pratique pour une personne qui vient d’arriver.
Où la signature apparaît
À deux endroits, et le second est celui auquel on ne pense pas :
Copier dans le presse-papiers et Télécharger en .html — pour Outlook, Apple Mail ou Gmail.Ce second chemin est la raison pour laquelle le module reste utile même si votre équipe n’écrit pas tout par FreeScout.
La bannière promotionnelle
Une seule image avec un lien, déposée centralement sous Gérer → Signatures → Informations sur l’entreprise et bannière. Si elle est activée, elle figure sous chaque signature.
L’interrupteur est indépendant du modèle actif. Une campagne se lance et s’arrête donc sans toucher à la mise en page de la signature — et inversement.
La mention LinkedIn
Un unique interrupteur, au même endroit, place une mention « Suivez-nous sur LinkedIn » dans chaque signature. Elle renvoie toujours à la page de l’entreprise figurant dans les profils d’entreprise, jamais au profil personnel d’une collaboratrice.
Si aucune adresse LinkedIn d’entreprise n’est déposée, la mention est automatiquement omise — même interrupteur activé. Une mention qui ne mène nulle part serait pire que pas de mention.
Remplacer les icônes
Des icônes plates sont livrées pour les huit réseaux pris en charge — LinkedIn, Xing, Twitter/X, Facebook, Instagram, YouTube, TikTok et site web. Elles sont dessinées maison et ne viennent d’aucun kit de marque, donc utilisables sans question de droits.
Chacune peut être remplacée par votre propre image sous Gérer → Signatures → Informations sur l’entreprise et bannière → Icônes des réseaux sociaux. Aucune modification du module n’est nécessaire pour cela ; le téléchargement suffit.
Bon à savoir
Fraîchement installé, il ne change rien
Tant qu’aucun modèle n’est actif, FreeScout se comporte exactement comme avant : il continue d’utiliser la signature texte de la boîte. Vous pouvez donc activer le module et construire tranquillement un modèle, sans que personne n’envoie entre-temps une signature à moitié faite.
Les indications manquantes ne laissent pas de trou
Si aucun logo, aucune adresse ou aucun profil n’est déposé, le bloc concerné est simplement omis — et non affiché comme cadre vide. Chaque bloc peut en plus être désactivé par modèle.
Le HTML des courriels a de vraies limites
Les signatures sont construites avec des tableaux et des styles en ligne, et les icônes sont de véritables fichiers image plutôt que du SVG. Cela paraît démodé, mais c’est la raison pour laquelle la signature s’affiche dans Outlook comme dans l’aperçu. Qui veut ajouter une neuvième disposition doit s’en tenir aux mêmes règles.
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