Modulo Firme · Guida utente
Firme e-mail uniformi per tutta la squadra
Il modulo Firme dà a tutte le e-mail che partono da FreeScout la stessa firma — progettata una volta dall’amministrazione, compilata automaticamente per ogni persona con le sue indicazioni. Nessuno si costruisce più la propria, e nessuno dimentica il numero di telefono.
Funziona da solo e non richiede alcun altro modulo.
La suddivisione
Due luoghi, e questa separazione è il cuore della cosa:
Gestione → FirmeL’amministrazione progetta l’aspetto: disposizione, quali blocchi compaiono, colori e carattere. Vale per tutti.Il tuo profilo → FirmaOgni persona integra soltanto le proprie indicazioni — quelle che il modello non prende già dal profilo FreeScout.Così l’aspetto resta uniforme senza che qualcuno debba curare nomi e numeri centralmente.
Progettare un modello
Potete creare più modelli, ma esattamente uno è attivo — quella è la firma dell’azienda. Gli altri sono bozze con cui provare qualcosa, senza toccare ciò che è in uso.
Da decidere:
- la disposizione — otto impaginazioni fra cui scegliere: immagine a sinistra con filetto, immagine a destra, immagine a sinistra con sottolineatura, logo invece dell’immagine, impilata e centrata, compatta su una riga, immagine a sinistra con barra d’accento, immagine nell’angolo con logo
- quali blocchi compaiono: indirizzo aziendale, logo, immagine del collaboratore, profili aziendali, profili personali
- lo stile: colore d’accento, colore del testo, carattere, dimensione e sottolineatura dei link
L’anteprima si ridisegna a ogni modifica — colore, disposizione, carattere. Non dovete prima salvare per vedere cosa ne viene.
Cosa inserisce ciascuno da sé
Sotto Il tuo profilo → Firma ogni persona integra soltanto ciò che il modello non conosce già: un numero di cellulare o diretto e i propri profili personali. Facoltativamente un’immagine propria; senza di essa viene usata quella del profilo FreeScout.
Nome, e-mail, telefono e funzione provengono dal profilo FreeScout e volutamente non vengono tenuti una seconda volta qui. Due posti per lo stesso numero di telefono significano che uno dei due prima o poi è quello vecchio.
Un’amministratrice può compilare queste indicazioni anche per altri — comodo per chi è appena arrivato.
Dove compare la firma
In due posti, e il secondo è quello a cui non si pensa:
Copia negli appunti e Scarica come .html — per Outlook, Apple Mail o Gmail.Questa seconda via è il motivo per cui il modulo è utile anche se la vostra squadra non scrive tutto tramite FreeScout.
Il banner promozionale
Una singola immagine con un link, depositata centralmente sotto Gestione → Firme → Informazioni aziendali e banner. Se è attivo, compare sotto ogni firma.
L’interruttore è indipendente da quale modello è attivo. Una campagna si accende e si spegne quindi senza toccare l’impaginazione della firma — e viceversa.
L’avviso LinkedIn
Un singolo interruttore, nello stesso posto, inserisce in ogni firma un avviso «Seguiteci su LinkedIn». Rimanda sempre alla pagina aziendale presente nei profili aziendali, mai al profilo personale di una collaboratrice.
Se non è depositato alcun indirizzo LinkedIn aziendale, l’avviso viene automaticamente omesso — anche a interruttore acceso. Un avviso che punta nel vuoto sarebbe peggio di nessun avviso.
Sostituire le icone
Per tutte le otto reti supportate — LinkedIn, Xing, Twitter/X, Facebook, Instagram, YouTube, TikTok e sito web — sono comprese icone piatte. Sono disegnate in casa e non provengono da alcun kit di marca, quindi utilizzabili senza questioni di diritti.
Ognuna può essere sostituita con un’immagine propria sotto Gestione → Firme → Informazioni aziendali e banner → Icone social. Per questo non serve alcuna modifica al modulo; basta il caricamento.
Buono a sapersi
Appena installato non cambia nulla
Finché non è attivo alcun modello, FreeScout si comporta esattamente come prima: continua a usare la firma testuale della casella. Potete quindi attivare il modulo e costruire con calma un modello, senza che nel frattempo qualcuno spedisca una firma a metà.
Le indicazioni mancanti non lasciano un buco
Se non sono depositati logo, indirizzo o profilo, il blocco relativo viene semplicemente omesso — non mostrato come cornice vuota. Ogni blocco può inoltre essere disattivato per singolo modello.
L’HTML delle e-mail ha limiti reali
Le firme sono costruite con tabelle e stili in linea, e le icone sono veri file immagine invece di SVG. Sembra antiquato, ma è il motivo per cui la firma in Outlook appare come nell’anteprima. Chi vuole aggiungere una nona disposizione deve attenersi alle stesse regole.
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